Zrobiłeś ich setki, ale wszystkie prawdopodobnie źle. Banalnych błędów, które kładą prezentacje można uniknąć

Fot. 123rf.com/kasto
Podpora korporacyjnego ładu, metronom biznesowych spotkań, najprostsza forma zdobycia zaliczenia na studiach – prezentacje, bo o nich mowa, są obecnie najpowszechniejszym narzędziem dzielenia się wiedzą. Posługiwanie się nimi, wbrew pozorom, nie jest jednak tak intuicyjne, jak chciałoby się myśleć. Bo prezentację, którą najchętniej byśmy przespali przypomnieć sobie nietrudno, ale już taką, która miałaby tempo i jednocześnie zawierała kluczowe zagadnienia podane w zwięzłej formie – trochę ciężej. Oczywiście wyłączając te przygotowane przez nas samych. Bo przecież na swoich prezentacjach raczej się nie nudzimy.

Jeśli również jesteście przekonani o genialności przygotowywanych przez siebie slajdów, po kolejnym wystąpieniu poproście o szczery feedback. Istnieje bowiem szansa, że wrażenia słuchaczy będą od waszych nieco odmienne. Nie ma co się jednak zniechęcać, bo od tworzenia slajdów nie uciekniecie. Zawsze jednak możecie ograniczyć ich liczbę na rzecz sensowności – jak radzi autor książki „Mniej slajdów, więcej sensu” Mirosław Pawełko. W rozmowie z na:Temat tłumaczy, dlaczego umiejętności tworzenia prezentacji nie powinniśmy brać za pewnik.

Obsługa Power Pointa – wydaje się banalna. Warto uwzględniać ją w CV?

Co do zasady – tak. Nie chodzi jednak o obsługę techniczną programu, bo ta jest dzisiaj obowiązkowa. Tak jak nie chwalimy się, że obsługujemy telefon, nie ma co się chwalić, że umiemy obsługiwać Power Pointa. Jeśli potrafimy bardzo precyzyjnie przedstawić wnioski i rekomendacje biznesowe, to jak najbardziej – warto się tym chwalić. Zresztą już rzut oka na CV wystarczy, aby zweryfikować, czy kandydat umiejętność tę posiada, bo wtedy również ono będzie podkreślało najważniejsze punkty i miało jasne przesłanie.
Nasuwa się więc, banalne może, pytanie: po czym poznać dobrą prezentację?

To jest, wbrew pozorom, bardzo dobre pytanie, bo dla wielu osób dobra prezentacja to taka, która zawiera dużo ładnych ilustracji. A tak nie jest. Dobra prezentacja biznesowa to uporządkowane zestawienie wybranych informacji, z czytelnym przesłaniem. Nasza prezentacja nie może być przeglądem wszystkiego, co w ostatnim półroczu zrobiliśmy albo pokazaniem każdego fragmentu analizy. Naszym zadaniem jest skupić na wnioskach i rekomendacjach biznesowych. Prezentacja jest przede wszystkim narzędziem podejmowania decyzji.

Brzmi logicznie: wrzucić kilka najważniejszych haseł na slajdy i zacząć o nich opowiadać – proste.

Ale to wcale nie jest proste. Nie wystarczy zamienić długich zdań na hasła, o których opowiadamy – to nie będzie niosło tej najważniejszej treści. Największą pracę mamy do wykonania, jeszcze zanim zaczniemy tworzyć slajdy, a to wymaga dobrego warsztatu. Musimy poprawnie przeanalizować zagadnienie, oddzielić rzeczy ważne od nieważnych i przedstawić tylko treści kluczowe dla naszej sprawy.

Po wielu prezentacjach zdarza nam się narzekać, że nie bardzo było wiadomo, do czego autor zmierzał, albo że zajął nam dużo czasu, ale nic z tego nie wynikło. Te problemy wynikają bezpośrednio z braku struktury.

Spis treści na początku załatwi sprawę?

Niestety nie. Umiejętność zapewnienia dobrej struktury wymaga długiej praktyki. Musimy nauczyć się określać, co jest naszym przesłaniem. Kiedy już ustalimy myśl przewodnią, stosujemy koncepcję piramidy. Jest to narzędzie obecne w biznesie od lat 60., co nie zmienia faktu, że dziś jest tak samo aktualne. Koncepcja ta zakłada, że najważniejsze przesłanie umieszczamy na początku prezentacji – wbrew temu, czego jesteśmy uczeni, na przykład pisząc prace magisterskie, gdzie najważniejsze przesłanie zostawiamy na koniec.
W książce „Mniej slajdów – więcej sensu” wspomina pan również o innych narzędziach porządkowania informacji, na przykład SEAL.

SEAL to akronim słów: similar (podobne), exhaustive (wyczerpujące), apt (trafne) i linear (rozdzielne). Metoda ta ma za zadanie zweryfikować, czy właściwie rozdzielamy grupy logiczne. Mówiąc prościej: trzymając się powyższych zasad, mamy pewność, że z natłoku informacji uda nam się wydzielić logiczne grupy informacji. Później, gdy tworzymy rozdziały bądź wypunktowania na slajdzie, SEAL pomoże nam zweryfikować, po pierwsze – poprawnie dzielimy naszą treść na elementy, po drugie – czy pokrywamy temat w sposób wyczerpujący, po trzecie – czy trzymamy się konkretów, a po czwarte – czy poszczególne kategorie nie nakładają się na siebie.

W wersji minimalnej SEAL wiąże się z zasadą MECE (mutually exclusive, collectively exhaustive) ale zwraca uwagę również na gramatyczne podobieństwo prezentowanych informacji: nie pozwala mylić przyczyn danego zjawiska ze skutkami i narzuca stosowanie bardzo precyzyjnych określeń.

Dla kogo przede wszystkim mają być zrozumiałe hasła zawarte w prezentacji: dla prowadzącego czy dla publiczności?

Pod tym kątem prezentacje dzielimy na dwie grupy. Do pierwszej zaliczamy te, znane z konferencji TED. Rzeczywiście składają się one z haseł, będących jedynie podporą dla charyzmatycznego mówcy. W biznesie najczęściej spotykamy jednak prezentacje raportowe, podsumowujące jakiś etap czy prezentujące konkretne wnioski. Takie zestawienia muszą być czytelne dla słuchaczy, bo mają stanowić podstawę do podjęcia decyzji. Dlatego nasza prezentacja musi mieć na tyle konkretny wymiar, aby tę sensowną decyzję dało się na jej podstawie podjąć.

Z drugiej strony – im dłużej pracujemy w korporacji czy innej dużej organizacji, tym bardziej uświadamiamy sobie, że prezentacje tworzymy także dla siebie. Gdy przygotowujemy status raportowy, w którym zestawiamy poszczególne wnioski, forma prezentacji pomaga nam samym uświadomić sobie, czy robimy to w sposób poukładany i czy rzeczywiście koncentrujemy się na najważniejszych rzeczach.

Wspomina pan, że ważnym elementem prezentacji jest fabuła – brzmi mało biznesowo.

Każda prezentacja musi mieć fabułę. Jest to owszem pojęcie z zakresu literatury czy filmu, nie mniej odpowiada temu, co Anglosasi nazywają mianem „story”. Oznacza to, że nie przedstawiamy suchych danych, tylko ich interpretacje. Zadaniem autora jest przedstawić tylko te informacje, które mają znaczenie. Nie wystarczy policzyć, że coś wynosi 2 proc. – z tego nic nie wynika. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy te 2 proc. to dobrze czy źle. I czy w związku z tym podejmujemy działania, aby 2 wzrosło do 4, czy raczej zmniejszyło się do 1. To, co w biznesowej prezentacji nazywamy fabułą, należy więc rozumieć jako interpretowanie liczb i faktów.

Przed złożeniem prezentacji powinniśmy sobie poszczególne slajdy rozrysować?

Tworzenie slajdu jest tak naprawdę etapem końcowym. Zanim odpalimy Power Pointa mamy dużo pracy do wykonania. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie do kogo i po co mówimy. Przeprowadzić analizę tematu i wyciągnąć wnioski bądź zdefiniować najważniejsze przesłanie. Odbywać się to może na zasadzie dyskusji, pracy analitycznej w Excelu, wywiadów czy burzy mózgów. Dopiero kiedy dojdziemy, co jest w naszym temacie najważniejsze, aby uzasadnić daną decyzję, możemy te wnioski przełożyć na slajdy.

Przeglądając finalną wersję, sami będziemy wiedzieć, czy jest ona przekonująca, czy nie. Dobrze jest też skonsultować się z kimś, kto w ogóle nie zna tematu. Jeśli on powie nam, że rozumie, o co chodzi, wtedy jesteśmy w domu. Nawet zagadnienia biznesowe powinny być zrozumiałe dla przeciętnego odbiorcy.

Jakie najczęstsze błędy, poza przeładowaniem slajdu tekstem, popełniamy?

Takich błędów jest sporo. Wielu da się jednak uniknąć, zadając sobie proste pytanie: „Po co zrobiliśmy dany slajd”? Co z niego wynika? To pytanie, jak się okazuje, bardzo często pozostaje bez odpowiedzi. Nie wkładajmy więc do prezentacji wszystkiego, co wiemy, tylko po to, żeby odhaczyć kolejny zrobiony slajd.

Nie ilość, tylko jakość.

Tak. Mniej slajdów – więcej sensu.

A co z ostatnim slajdem, w myśl obiegowej opinii przeznaczonym na śmieszne zdjęcie z kotem?

Od kotów trzymajmy się z daleka.

Jak to? Nie wypada wybudzić widowni z prezentacyjnej drzemki nieoczekiwanym akcentem?

Jeśli zakładamy, że nasza prezentacja może kogoś uśpić, to odpowiednio wcześniej usuńmy parę slajdów. Skoncentrujmy się na najważniejszym przesłaniu. W biznesie do każdego tematu wypada podejść profesjonalnie. Wszelkie śmieszne tematy czy pomysły na ożywienie prezentacji zostawmy na inne okazje. Skoncentrujmy się na poprawie jakości analitycznej naszych działań tak, żeby spotkania miały sens i żeby coś z nich wynikało. Nasz zespół i przełożeni bardziej docenią precyzyjną argumentację niż kolejnego śmiesznego kotka.

Artykuł powstał we współpracy z Mirosławem Pawełko.

POLUB NAS NA FACEBOOKU