5 pułapek na początkujących przedsiębiorców

No dobrze, w zasadzie trudno nazwać kwestie, które tu opisuję prawdziwymi „pułapkami”. Raczej nie zadecydują one o „być albo nie być” na rynku. Ale uniknięcie ich może zdecydowanie pomóc przetrwać pierwszy rok działalności, kiedy każdy grosz się liczy.

Dlatego zachęcam Was, abyście poznali kilka kwestii, które wybrałem, pamiętali o nich i ostrzegali znajomych. Gwarantuję, że będą Wam wdzięczni.

Jeśli założysz firmę np. 1 października, to po ok. 2 latach złapiesz się za głowę. Z prostej przyczyny – wtedy zapewne zdasz sobie sprawę z tego, że zakładając firmę 2 października (zamiast 1...) mógłbyś zaoszczędzić ok. 550 zł na składkach społecznych ZUS.

Dzieje się tak z prostej przyczyny. Początkujący przedsiębiorca ma prawo do „małego ZUS-u” przez pełne 24 miesiące prowadzenia firmy. Jeśli pierwszy miesiąc jest niepełny, to za niego także płaci się mały ZUS, a wspomniany 24-miesięczny okres zaczyna biec od kolejnego miesiąca. Jak widać, 1 dzień różnicy w zakładaniu firmy może przedłużyć prawo do „małego ZUS-u” o miesiąc bez jednego dnia.

Gdy początkujący przedsiębiorca uda się do biura rachunkowego na pewno dowie się, że do określonego dnia miesiąca musi dostarczyć dokumenty kosztowe z poprzedniego okresu. Przykładowo, do 5 marca przekazuje faktury z lutego. Ale z oczywistych przyczyn faktury mogą pojawić się później. Obecnie nawet 15. dnia miesiąca. Co z taką fakturą zrobić?

To proste – rozliczyć. Spóźnione wydatki jak najbardziej można przekazać księgowym w kolejnym okresie. Jeśli chodzi o VAT, to standardowo można go odliczać w okresie przypadającym na wykonanie usługi, dostarczenie towaru, ewentualnie płatność – jeśli ma miejsce wcześniej. Alternatywnie, można tego dokonać w jednym z dwóch kolejnych okresów (bez dokonywania korekty).

Natomiast w przypadku kosztów, w praktyce można je zapisywać w KPiR w późniejszym okresie, niż ten, którego dotyczą. Mimo że przepisy o prowadzeniu KPiR nakazują rozliczać koszty w dacie wystawienia faktury, to jeśli zrobi się to później bez korygowania KPiR fiskus zwykle nie ma zastrzeżeń, gdyż podatnik działa na swoją niekorzyść.

Podsumowując – spóźnione koszty jak najbardziej należy rozliczyć. Po prostu przekazuje się je księgowym w następnym okresie.

Mało który przedsiębiorca zaczyna działalność od rozliczania podatków co kwartał. Zwykle dopiero z czasem zaczynamy rozumieć, że opcja podatków kwartalnych jest lepsza od miesięcznych i może bardzo ułatwić życie. Dlaczego?

Przede wszystkim pieniądze, które w rozliczeniu miesięcznym trafiłyby do fiskusa dłużej zostają w kieszeni przedsiębiorcy. Po drugie jest więcej czasu na gromadzenie faktur kosztowych, zwłaszcza jeśli chodzi o VAT. A po trzecie po prostu rzadziej trzeba kontaktować się z fiskusem – chodzi o rzadsze przelewy i tylko 4 deklaracje VAT zamiast... 12.

Wielu przedsiębiorców rozpoczynając działalność decyduje się na opłacanie chorobowego. Z prostej przyczyny – chcą mieć zabezpieczenie na wypadek choroby, analogicznie jak mają osoby na etacie. A poza tym w przypadku „małego ZUS-u” chorobowe to tylko nieco ponad 10 zł miesięcznie, więc wydaje się nikłym wydatkiem. Niestety, często potem okazuje się, że przedsiębiorcy nie korzystają z dostępnych świadczeń, bo nie wiedzą jak je uzyskać i jakie im w ogóle przysługują.

A mechanizm zdobywania tych świadczeń do prostych nie należy. Żeby uzyskać zasiłek trzeba nie tylko przekazać do ZUS-u potoczne „L4”, ale także formularz ZUS-3b. Nie można tego zrobić online – trzeba osobiście lub pocztą. Oprócz tego ZUS zawiesza na czas choroby konieczność opłacania składek społecznych. Jak obliczyć niższe składki?

W tym celu trzeba na nowo ustalić wysokość składek za dany miesiąc bez uwzględniania dni choroby. Za taki miesiąc z chorobą trzeba złożyć ZUS DRA, a potem trzeba ten formularz złożyć ponownie – za miesiąc następujący po tym, w którym przedsiębiorca był chory.

Jak łatwo się domyślić, jeśli choroba dopadnie przedsiębiorcę na przełomie miesięcy, to trzeba złożyć aż 3 formularze ZUS DRA. No cóż, do łatwych to po prostu nie należy. Dlatego warto sprawę dobrze poznać i przemyśleć, a chorobowe płacić tylko wtedy, gdy jesteśmy gotowi na robotę papierkową. Jeżeli nie, to być może chorobowego lepiej nie płacić. Nawet dla „małego ZUS-u” to ponad 140 zł rocznie.

Ostatnia pułapka, w którą można wpaść na początku prowadzenia biznesu dotyczy próby wykonywania wszystkiego na własną rękę. Z jednej strony celem oszczędności, a z drugiej w obawie przed formalnościami wynikającymi z zawierania umów. Rzecz jasna wszystkiego samemu wykonać się nie da i nie ma to sensu, a na pewno nie pomoże w próbie rozwijania biznesu.

Z drugiej strony warto też pamiętać, że formalności to nic strasznego, zwłaszcza, gdy z podwykonawcami zawiera się umowy o dzieło, które nie wymagają opłacania składek ZUS. Wtedy wystarczy spisać umowę, obliczyć podatek (dowolnym kalkulatorem) i zapłacić wykonawcy kwotę netto a podatek do urzędu. Jeśli umowa jest na ponad 200 zł, to po zakończeniu roku podatkowego sporządza się PIT-11 (dla pracownika i dla fiskusa) oraz PIT-4R (tylko dla fiskusa). Jeśli zaś na mniej niż 200 zł, to wystarczy tylko PIT-8AR złożony w skarbówce po zakończeniu roku podatkowego.

Oczywiście, takie wydatki można „wrzucić w koszty”. Jeszcze prościej jest, gdy współpracownik też ma firmę – wtedy po prostu wystawia nam fakturę, którą ujmujemy w kosztach.

Znacie jakieś inne pułapki, które czyhają na niewiedzę świeżo upieczonych przedsiębiorców? Podzielcie się w komentarzach. Tymczasem więcej praktycznej wiedzy związanej z księgowością i przedsiębiorczością możecie znaleźć na kanale edukacyjnym inFaktu w YouTube. Poniżej próbka w tematach poruszonych w dzisiejszym wpisie :)