Reklama.
Reklama.
Reklama.
Komputer w służbie prawnika? Na razie głównie opasłe segregatory [wywiad]
Nie ma telewizyjnej relacji z procesu sądowego bez długiego przejazdu kamery po rozłożonych na stole aktach. Komputery wdarły się w wiele miejsc, ale wymiar sprawiedliwości skutecznie broni im dostępu do siebie. A jak jest w kancelariach prawnych? Rozmawiam o tym z Marcien Fiedziukiewiczem, który pracuje w jednej z firm informatyzującej prawników.
Reklama.
W jakim stopniu kancelarie prawne i prawnicy są otwarci na nowe technologie?
Marcin Fiedziukiewicz: Nie wiem czy miał Pan kontakty z prawnikami, niekoniecznie też życzę spotkania z polskim sądownictwem. Mnie przeraziło w moich, zupełnie prywatnych kontaktach, jak przebiega proces sądowy jakikolwiek, no może poza karnym w Polsce (te zazwyczaj trwają krócej). Wszyscy na pewno wiedzą, że sprawy są przeciągane, potrafią trwać po kilkanaście miesięcy jak nie lat. Opanowanie materiałów dowodowych, ba, całej dokumentacji w takich sprawach to najczęściej zapełnianie opasłych segregatorów. Potem kiedy dochodzi do relacji z klientem, trzeba szukać, drukować, skanować, mailować… Jestem pewny, że spora, jak nie bardzo duża część pracy prawników jest zupełnie marnowana przez złe zarządzanie dokumentacją dotyczącą spraw klientów.
Nowe technologie przychodzą tutaj z pomocą i właściciele kancelarii to widzą. Absolutnie nie jest też tak, że nagle teraz oświeciło ich światło nowych technologii. Rozwiązania wspomagające pracę kancelarii są już na rynku od dłuższego czasu. Jednak dopiero rozwój elastycznych rozwiązań w modelu SaaS, pozwala na większą ich dostępność. Te rozwiązania są skalowalne, są też po prostu tańsze.
Zanim zaczęliśmy badać ten rynek, wydawało nam się, że może to być branża zamknięta na wiele nowinek technicznych. Okazało się, że panie i panowie prawnicy z zainteresowaniem śledzą informacje dotyczące narzędzi, które mogą usprawnić ich pracę. Zaobserwowaliśmy też, że boom na tzw. „chmurę” czyli zastosowanie usług z obszaru cloud computingu dotarł również i tu.
Z naszych rozmów z klientami wynika, że część z nich już teraz nie widzi dla siebie innego rozwiązania niż w modelu SaaS. W zeszłym tygodniu rozmawialiśmy ze średniej wielkości kancelarią, która szuka rozwiązania dla siebie, narzędzia do zarządzania pracą kancelarii. Pierwszy punkt w spisanej przez nich specyfikacji mówi „to musi być rozwiązanie w chmurze”. Był też punkt dotyczący ceny, ale tego nie będę przytaczał.
Potwierdza to też duże zainteresowanie organizowaną przez nas już za tydzień konferencją „Kancelaria w Chmurze”. Na konferencję, której tematem jest zarządzanie kancelarią i działem prawnym przy zastosowaniu nowoczesnych technologii, zgłosili swój udział właściciele kancelarii prawnych i prawnicy z całej Polski. Zainteresowanie zdecydowanie przerosło nasze oczekiwania. Co najciekawsze, zgłosili się do nas przedstawiciele największych polskich firm prawniczych, ale też bardzo dużo małych i średnich kancelarii. Już dzisiaj jesteśmy pewni, że będziemy musieli robić kolejne edycje tego wydarzenia.
W jaki sposób nowe technologie mogą pomóc prowadzić ten biznes?
Odpowiedź może być banalnie prosta. Tak jak nowe technologie mogą wspomóc każdy obecnie prowadzony biznes na świecie. Biznes prawniczy to poza panią w opasce na oku, zupełnie zwyczajnie prosperująca firma. Potrzebuje więc narzędzi do zarządzania relacjami z klientami oraz pracą pracowników. Wymaga rozliczeń z klientami i kontrolowanie wydatków. Przyda się zatem sprawnie działający CRM. Oczywiście, specyfika branży wymaga, żeby takie narzędzie było dostosowane do pewnych norm obowiązujących dla tej grupy firm.
Dla mnie jednak, jako osoby która z prawnikami przez ostatnie kilka lat współpracowała, też na gruncie prowadzonych dla mnie spraw, widzę wsparcie nowych technologii w zupełnie innym obszarze.
Prawnicy to bardzo mobilna grupa zawodowa w kontekście miejsca pracy. Zwróćmy uwagę, że prawnik ma siedzibę, jeździ na rozprawy, spotyka się u klientów. Dużą cześć dnia jest w ruchu. Technologia pozwoli mu przenieść biuro praktycznie w każde miejsce.
Tak samo pozwoli zrezygnować z przynoszenia do sądu opasłych tomów akt sprawy. Wszystko w zasadzie jest lub może być obecnie zdigitalizowane. Do tego jeśli prawnik ma narzędzie, które pozwala mu swobodnie przeszukiwać dokumenty po treści, to praktycznie wystarczy, żeby na sale sądową przyszedł „uzbrojony” w iPada z internetem 3G lub LTE. Jestem pewny, że za kilka lat to będzie standard. Oczywiście wchodzą tutaj jeszcze kwestie związane z możliwością kontaktowania się z osobami spoza sali sądowej w czasie trwania procesu. Pytanie kiedy i na ile są one legalne, czy łączenie się z Internetem w czasie procesu jest dopuszczalne w ramach sprawy, itd.
Dla mnie osobiście nie ma od tego odwrotu. Sądownictwo też musi się zmieniać, szczególnie w kontekście przeciągających się spraw.
Jaki jest powszechny sposób prowadzenia spraw w małych i średnich kancelariach - przez wymianę papierowych dokumentów, czy już komputerowy
W zasadzie każda kancelaria prawna niezależnie czy mała, czy duża, posiada dokumentacje papierową. Tutaj nie ma wyjątków. Oczywiście wszystkie kancelarie posiadają też większość dokumentów zdigitalizowanych. Czy to w postaci plików z edytorów tekstów (jak Word), czy skanów tego co zostało przesłane tradycyjną pocztą (więc najczęściej korespondencja z sądem).
Problem leży zupełnie gdzie indziej. Najważniejszą kwestią jest sprawne zarządzanie tą dokumentacją. Przesyłanie jej klientowi. Dla małych i średnich kancelarii pierwszą i często ostatnią metodą na komunikowanie z klientami jest skrzynka e-mail. To bardzo utrudnia wersjonowanie dokumentów, często też utrudnia dotarcie do dokumentu. W polskiej specyfice kilkuletnich spraw, wyszukanie w skrzynce maila sprzed roku (kiedy po drodze trzy razy była już czyszczona skrzynka dla odzyskania przestrzeni na dysku) często jest gehenną. Nawet po wyszukaniu prawnik może nie być pewny, czy jest to właściwa jego wersja.
Kolejna kwestia to przeszukiwanie dokumentów. Jeśli akta sprawy liczą kilka opasłych tomów, to w jaki sposób wyszukać np. wszystkich dokumentów dotyczących np. jednego świadka? Stawiam tezę, że brak dobrych narzędzi w wielu polskich kancelariach, pozbawia ich możliwości uprawiania sztuki jaką jest prawom, na taką skalę jakie są ich realne możliwości wynikające z doświadczenia pracujących tam osób.
W jaki sposób zagwarantować bezpieczeństwo danych i ich poufność, gdy wrażliwe informacje przechowywane są na dyskach, bądź w chmurze danych?
Dbać o nie. Czasem odnoszę wrażenie, że bezpieczeństwo danych jest sloganem, który wszyscy wykorzystują, ale kompletnie mają go w nosie. Dlatego podkreślę jeszcze raz, trzeba o nie dbać, korzystając z usług najlepszych fachowców i najlepszego sprzętu.
Generalnie też porównywanie chmury i przechowywania danych na dyskach np. w biurze kancelarii, nie wydaje mi się właściwe. Jedno i drugie ma ze sobą niewiele wspólnego. Chmury są podatne na ataki zazwyczaj duże, zaplanowane, czysto technologiczne. Kradzieże sprzętu z biura, czy laptopa z bagażnika samochodu, to jednak inna skala działania przestępczego. Chociaż zawsze może być w tym samym celu - kradzieży poufnych informacji.
Mogę też zapytać, czy wynajęcie najlepszego body guarda zawsze gwarantuje bezpieczeństwo? Nie, tak samo jak w obecnym świecie nikt nie daje 100% gwarancji, że nie będzie próby kradzieży danych z serwerów. Przewagą chmury jest to, że dane w niej przechowywane, zawsze są odtwarzalne. Ponadto, przynamniej w stosowanych przez nas rozwiązaniach, nigdy nie zapisujemy danych niezaszyfrowanych. Fizyczna kradzież dysków z naszych serwerowni, nie daje dostępu do nich. To trochę jak z dobrze zabezpieczonymi hasłami, jeśli są przechowywane z wykorzystaniem dobrego klucza szyfrującego, to odszyfrowanie ich jest nieosiągalne. W tym obszarze polegam na moich ekspertach z działu IT.
Jakie są korzyści ze zinformatyzowania kancelarii. Jakie są koszty
Korzyść to oszczędność czasu, co za tym idzie możliwość przeznaczenia go na obsługę większej ilości klientów, więcej spraw, lub jak ktoś woli odpoczynek. To możliwość rozwoju biznesu , zatrudnianie nowych osób do organizacji. Bez dobrze poukładanego biznesu, ekspansja może być niemożliwa. To oczywiste, że czym organizacja jest większa, efektywność na pracownika jest mniejsza. Jeśli nie będziemy tym sprawnie zarządzać, nie uzyskamy pożądanych wyników.
Koszty są niewielkie. Kancelaria już dzisiaj może mieć dostęp do narzędzi, których koszt nie jest większy niż 100 złotych miesięcznie. My oferujemy też abonament na dostęp do naszej aplikacji razem z iPadem. Tak więc za niespełna 180 złotych miesięcznie, indywidualnie pracujący prawnik, może mieć mobilne biuro z kompletem narzędzi do jego obsługi. To naprawdę niewiele.
Koszty są niewielkie. Kancelaria już dzisiaj może mieć dostęp do narzędzi, których koszt nie jest większy niż 100 złotych miesięcznie. My oferujemy też abonament na dostęp do naszej aplikacji razem z iPadem. Tak więc za niespełna 180 złotych miesięcznie, indywidualnie pracujący prawnik, może mieć mobilne biuro z kompletem narzędzi do jego obsługi. To naprawdę niewiele.
Jak duży jest rynek rozwiązań informatycznych dla kancelarii?
Zależy jak na niego patrzeć. Praktycznie każda firma produkująca oprogramowanie w Polsce, ma w swojej ofercie jakieś rozwiązania dla prawników. Często są to drogie, mało elastyczne i wydajne rozwiązania pudełkowe. Powstają one zazwyczaj jako efekt współpracy z jedną kancelarią i na tej bazie stworzenia oferty pudełkowej dla innych, bez jakiejkolwiek możliwości rozwoju produktu. Inny model to aplikacje dedykowane, pisane wprost z konkretną kancelarią na jej potrzeby. Co ciekawe często to są największe tragedie, bo w okresie pracy nad produktem klient zgłasza wszystkie swoje uwagi i potrzeby, a po developmencie okazuje się, że to jednak nie to. Nie ma wtedy winnego.
Obecnie widzimy rozwój obszaru SaaS i na rynku mamy już kilka mniej lub bardziej ciekawych produktów. Oczywiście najciekawszy jest nasz (śmiech). Warto poszukać i porównać te produkty.
Marcin Fiedziukiewicz jest dyrektorem ds. Rozwoju Aplikacji SaaS. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka
Reklama.