Jak zorganizować pracę firmy w pandemii? Ten darmowy poradnik odpowie na wątpliwości

W pierwszych miesiącach pandemii wszyscy musieliśmy na nowo nauczyć się funkcjonować, pogodzić pracę ze szkołą zdalną dzieci, zorganizować przestrzeń mieszkania, by pracować wydajnie i komfortowo. Firmy zaczęły w tym czasie testować modele i możliwości, wsłuchując się w potrzeby pracowników.

W poradniku, opracowanym we współpracy z Polityka Insight, przeanalizowano różne scenariusze pracy w najbliższej przyszłości i wyszczególniono sześć idealno-typowych modeli organizacji pracy pod kątem odpowiedniego wykorzystania przestrzeni. Uwzględniono wady i zalety, a także dopasowano je do typów firmy. W poradniku znajduje się również podpowiedź, co jest niezbędne, o co trzeba zadbać, by praca była efektywna.

Co jednak wyróżnia poradnik to... konkrety. Opisane działania i porady realnie wpłyną na poprawę standardów i warunków pracy w biurze niezależnie od przyjętego modelu oraz sytuacji pandemicznej w kraju. Natomiast eksperci z kilku obszarów: zdrowia psychicznego, medycyny pracy, projektowania wnętrz, trendów i prawa pracy przeanalizowali to, jak pandemia wpłynęła na życie pracowników i ich rodzin, firm i korporacji oraz jakie doświadczenia na kolejne lata można wyciągnąć z długiego okresu pracy zdalnej w czasie pandemii.

– Fuzja funkcji budynków już się rozpoczęła i trwa (...) Możemy spodziewać się, że w strategiach życia biurowego najbliższych lat właśnie innowacje w modelach pośrednich będą polem najciekawszych rozwiązań, stąd prognozy, że czeka nas już nie jeden dominujący ustrój biurowy, lecz wiele – ocenia Kacper Nosarzewski, partner w firmie foresightowej 4CF, członek zarządu Polskiego Towarzystwa Studiów nad Przyszłością.

Zmiana modelu pracy i elastyczność w tym zakresie są bardzo istotne dla pracodawców. Pracownicy są coraz bardziej świadomi i chętni, żeby mieć wybór, alternatywę, móc łączyć pracę ze swoimi innymi obowiązkami. Bez wątpienia otwarcie się na te nowe potrzeby jest i będzie magnesem dla potencjalnych pracowników.

– Moim zdaniem praca w biurze traktowanym jako przyjazna i kreatywna przestrzeń może wzmacniać wewnętrzną motywację, potrzebę rozwoju oraz wspierać budowanie dobrostanu. Wówczas staje się ona alternatywą dla pracy zdalnej, a wręcz jej wzbogaceniem o inne doznania. Obecność w biurze przygotowanym z większą dbałością i ważnością daje różnorodne możliwości trybu pracy, stymulując kreatywność i innowacyjność.

Elastyczne operowanie przestrzenią, możliwość personalizacji i dopasowywania tego, co dookoła do konkretnych projektów realizowanych przez firmę może pozwolić na stworzenie miejsca, do którego pracownik chce przychodzić – wyjaśnia Dorota Minta, psycholog, psychoterapeutka.

Należy również przygotować się, że każda zmiana systemu pracy wymaga zgody pracownika. – Aktualne, bardzo elastyczne przepisy, z istoty swej o ograniczonym czasie obowiązywania, dają niepowtarzalną możliwość sprawdzenia różnych rozwiązań w tym zakresie i to bez konieczności dokonywania zmian warunków umów o pracę. Jak skłonić pracownika do pracy zdalnej, jak go przekonać do powrotu do pracy stacjonarnej? Na te pytania już musimy szukać odpowiedzi. Ustawodawca nie da nam takiego luzu decyzyjnego, jaki mamy dzisiaj – podkreśla Grzegorz Orłowski, Radca Prawny w Orłowski-Patulski-Walczak.

– Firmy nie są identyczne, dlatego rekomenduję, aby nie oglądać się przesadnie na innych, a przede wszystkim uważnie przyjrzeć się sobie i własnej organizacji. W przypadku większych organizacji, preferencje różnych cząstek firmy rozrzucone będą po całej osi – od pracy zdalnej, przez wszelkie formy hybrydy, aż do pełnego powrotu do biur. Dobra wiadomość jest taka, że w przypadku designu to się w ogóle nie wyklucza. Design powinien być jak skóra – niewyczuwalnie skleić się z nową formą organizacji i sprawić, że nowy sposób funkcjonowania firmy będzie miał w nim swoje naturalne miejsce – tłumaczy Katarzyna Miastkowska, architekt, projektantka nowoczesnych wnętrz biurowych.

W tym przypadku należy wziąć pod uwagę bardzo ważny wyznacznik – standardy bezpieczeństwa – większe odstępy pomiędzy biurkami, wydzielone dodatkowe powierzchnie dla grup pracujących w systemie rotacyjnym czy wprowadzić rozwiązania bezdotykowe w ciągach komunikacyjnych.

– To wszystko, mając w perspektywie przedłużającą się pandemię, czy sezonowo występujące okresy nasilonego zachorowania na choroby wirusowe, np. grypy, może w istotny sposób zmniejszać ryzyko rozpowszechniania się wszelkich infekcji, co w połączeniu z większym komfortem pracy i życia pracownika oraz zapewnieniem ciągłości pracy wydaje się być znakomitym rozwiązaniem – komentują prof. dr hab. Jolanta Walusiak-Skorupa i prof. dr hab. Marta Wiszniewska z Instytutu Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera.