Reklama.
Reklama.
Reklama.
Przyrost dokumentów – czy jest jakieś wyjście?
W każdej firmie, niezależnie od branży i liczby pracowników, co dzień powstaje mnóstwo dokumentów papierowych i cyfrowych, które należy odpowiednio przechowywać, a później zniszczyć. Najczęściej dokumenty należy przechowywać przez pięć lat, a szczegółowy czas dla konkretnego rodzaju dokumentacji regulują odpowiednie przepisy polskiego prawa. Zjawisko narastania liczby dokumentów, które należy poddać archiwizacji, widoczne jest nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie. Jak sobie z nim radzić?
Reklama.
Coraz większa liczba akt, podań i wniosków to konsekwencja coraz bardziej surowych przepisów organizacyjnych oraz prawnych, które wymuszają na przedsiębiorcach przechowywanie dokumentów przez wiele lat. Mniejszym problemem są dokumenty cyfrowe, w przypadku których potrzebny jest odpowiedni, właściwie zabezpieczony nośnik i niezbędne kopie dokumentów cyfrowych na wypadek, gdyby pierwowzór uległ uszkodzeniu przez tych kilka lat przechowywania.
Znacznie więcej kłopotu sprawia za to dokumentacja papierowa, która poza osuszeniem i skanowaniem wymaga także wiele miejsca do przechowywania. Dane poufne zapisane na większości z archiwizowanych dokumentów powodują u wielu przedsiębiorców wątpliwości, co do słuszności skorzystania z oferty profesjonalnych firm oferujących usługę zarządzania nad dokumentami.
Każda firma z omawianej branży gwarantuje, że opiekę nad archiwizowanymi lub niszczonymi dokumentami sprawuje wysoko wykwalifikowana i doświadczona kadra, która zobowiązana jest do zachowania poufności. Dodatkowo nad bezpieczeństwem powierzonych dokumentów czuwa monitoring kamer przemysłowych, a niekiedy nawet monitoring satelitarny. Odpowiednio zabezpieczone archiwum sprawia, że przedsiębiorstwo nie musi już zaprzątać sobie głowy takimi niebezpieczeństwami, jak włamanie, pożar czy zalanie.
Firma zewnętrzne biorą 100-procentową odpowiedzialność za zapewnienie dokumentacji odpowiednich warunków przechowywania. Osuszanie dokumentów, właściwa wentylacja archiwów czy nadanie segregatorom kodów kreskowych, które ułatwiają ich identyfikację to środki, których zapewnienie wyspecjalizowanej firmie przychodzi z łatwością, a właścicielowi niewielkiego przedsiębiorstwa sprawić mogą ogromną trudność. Niekiedy ze względów lokalowych lub czasowych są wręcz niemożliwe.
Każda firma z omawianej branży gwarantuje, że opiekę nad archiwizowanymi lub niszczonymi dokumentami sprawuje wysoko wykwalifikowana i doświadczona kadra, która zobowiązana jest do zachowania poufności. Dodatkowo nad bezpieczeństwem powierzonych dokumentów czuwa monitoring kamer przemysłowych, a niekiedy nawet monitoring satelitarny. Odpowiednio zabezpieczone archiwum sprawia, że przedsiębiorstwo nie musi już zaprzątać sobie głowy takimi niebezpieczeństwami, jak włamanie, pożar czy zalanie.
Firma zewnętrzne biorą 100-procentową odpowiedzialność za zapewnienie dokumentacji odpowiednich warunków przechowywania. Osuszanie dokumentów, właściwa wentylacja archiwów czy nadanie segregatorom kodów kreskowych, które ułatwiają ich identyfikację to środki, których zapewnienie wyspecjalizowanej firmie przychodzi z łatwością, a właścicielowi niewielkiego przedsiębiorstwa sprawić mogą ogromną trudność. Niekiedy ze względów lokalowych lub czasowych są wręcz niemożliwe.
Poza oczywistym udogodnieniem i usprawnieniem zarządzania dokumentami, skorzystanie z oferty zewnętrznej firmy to także spora oszczędność. Zminimalizowanie kosztów postaramy się przedstawić na przykładzie wydatków, jakie co roku ponosi nasze państwo na niszczenie dokumentów tworzonych codziennie w ogromnej liczbie przez pracowników sfery budżetowej, powołując się na dane przygotowane przez firmę Rhenus Data Office.
Według szacunków Polska jest jednym z najbardziej zbiurokratyzowanych krajów w Unii Europejskiej – na podstawie umowy o pracę zatrudnione są u nas w sektorze publicznym prawie 2 miliony osób, czyli 5% Polaków, przy czym samych urzędników pracujących na szczeblu lokalnym i państwowym jest niespełna 450 tys.
Każdy z nich przygotowuje codziennie co najmniej 20 kartek zapisanych z dwóch stron, które następnie muszą znaleźć się w archiwum. Tym samym w całym kraju każdego dnia powstaje ponad 8 milionów kartek z papierową dokumentacją.
Jeśli chcielibyśmy zważyć taki ogrom papieru, to waga wskazałaby 43 tony, czyli tyle, ile waży ponad 17 tys. ryz papieru. Szacując dalej, urzędnicy pracowicie tworzący w 2014 roku kolejne dokumenty oddadzą do archiwów państwowych prawie 11 tys. ton zapisanego papieru z danymi poufnymi. Jednorazowo można by zapełnić nimi 452 tiry.
Tyle zapisują sami urzędnicy, pracownicy pozostałych sektorów – edukacji, obrony, pomocy społecznej, służby zdrowia, wymiaru sprawiedliwości, obsługi rynku pracy i ubezpieczeń społecznych generują znacznie więcej dokumentów, a więc i znacznie wyższe koszty ich zarządzania. Łączna waga dokumentów sięga tutaj co roku prawie 50 tysięcy ton. Tyle papierów można by zmieścić w 19 milionach segregatorów, które ułożone jeden obok drugiego połączyłyby stolicę Niemiec - Berlin z sercem Hiszpanii - Madrytem.
Cena takiej ilości papieru to nic w porównaniu z kosztami, jakie związane są z przechowywaniem i niszczeniem dokumentów. Ręczne niszczenie dokumentów papierowych w Polsce to co roku koszt około 90 milionów złotych. Firmy oferujące usługę zarządzania cyklem życia papierowych dokumentów wyceniają ich niszczenie na kwotę o prawie połowę niższą.
Pamiętajmy, że wszystkie dane przedstawione w tym artykule są danymi szacunkowymi. Pełną infografikę prezentującą koszty niszczenia dokumentów z sektora publicznego i więcej informacji o cyklu życia dokumentacji papierowej znajdą Państwo tutaj.
Pamiętajmy, że wszystkie dane przedstawione w tym artykule są danymi szacunkowymi. Pełną infografikę prezentującą koszty niszczenia dokumentów z sektora publicznego i więcej informacji o cyklu życia dokumentacji papierowej znajdą Państwo tutaj.
Reklama.