Polacy pracują długo, ale mało efektywnie. Nie umiemy się zorganizować w dobie ASAPów, deadlinów i open space\'ów?

Pielgrzymki współpracowników, dziesiątki maili i ASAPów, przerwy na kolejną dawkę kofeiny i biurowe ploteczki. Otacza nas całe mnóstwo bodźców, które skutecznie odciągają uwagę od pracy. Na dodatek przyjaciele zagadują na Facebooku, a za oknem przyświeca już letnie słońce. Efekt? Trudno nam się skoncentrować i skupić na priorytetach. Zwłaszcza, jeśli nałoży się jeszcze stres i zmęczenie, spowodowane liczbą przepracowanych nadgodzin. Większość Polaków miewa z tym kłopot.

Statystki mówią jasno: jesteśmy w czołówce europejskich pracusiów. Według danych Eurostatu, spędzamy w pracy średnio 42,5 godziny tygodniowo. O dwie dłużej, niż wynosi unijna średnia. Pod tym względem wyprzedzają nas jedynie Grecy. Nie mamy jednak powodów do samozadowolenia, bo czas spędzony w pracy wcale nie przekłada się na jej efektywność. W rankingu wydajności zajmujemy niechlubne, piąte miejsce. Od końca.

Fot. maxpro/ shutterstock.com

Długo, ale bez efektów. Marnujemy czas w pracy?

Powód? Rozpraszają nas ciągłe maile i telefony albo współpracownicy w stylu Pana Gaduły, który zasypuje wszystkich niezliczoną ilością pytań i anegdotek. Krótkie przerwy na kawę albo biurowe pogaduszki są brzemienne w skutkach, bo po powrocie do biurka potrzeba co najmniej kilku minut, żeby na powrót skoncentrować się na porzuconych zadaniach. Tą listę trzeba uzupełnić o największych winowajców: internet i media społecznościowe. Ponad 2/3 pracowników korzysta z nich w prywatnych celach. - Jest całe mnóstwo „przeszkadzajek”, szczególnie kiedy pracuje się w takiej branży i na takim stanowisku, które wymaga ciągłej obecności w mediach społecznościowych. Ja faktycznie mam z tym problem, o którym nawet jakiś czas temu pisałem na swoim blogu. Mianowicie, każdorazowe wejście na Facebooka - żeby zamieścić jakiś post na fanpage'u - kończyło się utknięciem w dyskusji, wymianą maili ze znajomymi, rozproszeniem uwagi. Wszelkie teorie mówiące, że to pozwala ćwiczyć podzielność uwagi, można włożyć między bajki. Trzeba być tego świadomym – potwierdza Michał Górecki, autor popularnego bloga michal-gorecki.pl i przedsiębiorca.

fot. Jacek Marczewski/ Agencja Gazeta

Zorganizuj się, albo odejdź

Ulubione strony w przeglądarce, plotkarskie serwisy i znajomi, którzy zagadują na Facebooku, potrafią skutecznie odciągnąć uwagę. Badania TNS Polska dla marki Tiger pokazały, że tylko 1/3 Polaków pracuje „na pełnych obrotach” przez osiem godzin, a reszta marnuje sporo czasu na rzeczy z nią niezwiązane. Efekt? Niedopięte projekty, przesunięte terminy i nadgodziny, także te w weekendy. Jedna trzecia Polaków regularnie spędza w pracy dłużej, niż standardowe 8 godzin. To zamknięte koło, ponieważ nadprogramowy czas pracy prowadzi do przemęczenia, na które dodatkowo nakłada się stres. A wtedy efektywność pracy pikuje w dół, pojawiają się trudności z koncentracją, ospałość, nieuwaga. I w konsekwencji to, co zwykle zajmuje trzy kwadranse, przeciąga się do kilku godzin. Doskonale wiedzą o tym przedstawiciele wszystkich zawodów kreatywnych, gdzie efekty pracy zależą właśnie od koncentracji.
Kłopoty ze skupieniem uwagi miewa co czwarty pracownik w wieku 18-35 lat. Zdecydowana większość winy upatruje się właśnie w zmęczeniu i przepracowaniu.

Siedziba Google w Tel- Aviv'ie Fot. Materiały prasowe

Koniec ery pracoholików?

Problem dostrzegają firmy i korporacje, które zaczęły nieprzychylnym okiem spoglądać na pracowników wysiadujących non stop przed biurkiem. To - jak się okazało - prowadzi wprost do wypalenia zawodowego. Po pewnym czasie znika zaangażowanie i motywacja, a pojawia się zrezygnowanie i niska efektywność pracy. „Kultura nadgodzin” jest zwyczajnie nieopłacalna, z punktu widzenia obu stron. Dlatego kilka miesięcy temu brytyjski „The Economist” ogłosił koniec ery pracoholików. Jeśli wysiadujesz nadgodziny w pracy – to oznacza, że nie umiesz się zorganizować i masz problem z zarządzaniem swoim czasem. Nowy trend mówi: czas wolny to świętość. Zorganizuj się w osiem godzin, albo odejdź. Jako pierwszy przykład dał irlandzki oddział Google'a, gdzie pracownicy - po skończonym dniu pracy - muszą zostawić w niej służbowe smartfony, tablety i laptopy.

Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić?

Mimo to, polski etos pracy wciąż kręci się wokół asapów, deadlinów, open space'ów i nadgodzin. Jak się zorganizować w trudnych warunkach, przepracować efektywnie osiem godzin i wyjść punktualnie z pracy? - Mam troje dzieci, prowadzę dwie firmy i zwyczajnie nie stać mnie na marnowanie czasu. Ale z mojej obserwacji wynika, że ludziom dość często się to zdarza. Wszystkie „przeszkadzacze” w stylu Facebooka i mediów społecznościowych, przerw na kawę, maili i smsów faktycznie potrafią zająć sporo czasu i skutecznie odwrócić uwagę. W pracy powinny być więc wyłączone, zwłaszcza kiedy trzeba się skoncentrować na czymś ważnym i pilnym. Ja osobiście - kiedy siadam do pracy - wyłączam nawet telefon i maila, żeby powiadomienia o przychodzących wiadomościach nie odciągały mojej uwagi. Z badań wynika, że w takich sytuacjach potrzeba około dziesięciu minut, żeby na powrót skupić się na porzuconej czynności – wyjaśnia Olga Kozierowska, popularna trenerka biznesu, businesswoman, dziennikarka i twórczyni „Sukcesu pisanego szminką”. Tą samą metodę zastosował Michał Górecki: - Ja osobiście odinstalowałem sobie powiadomienia w telefonie, za to zainstalowałem plug-in, który w godzinach 9-17 limituje mi dostęp do Facebooka i tym samym pozwala skupić się na pracy – podpowiada.

Krzysztof Hołowczyc, kierowca rajdowy i jeden z najlepiej znanych w Polsce sportowców dodaje, że w jego zawodzie umiejętność koncentracji i skupienia na celu również odgrywa rolę bardzo istotną: - Koncentracja jest wręcz elementem kluczowym w motorsporcie. W zawodzie kierowcy rajdowego często decyduje nawet o życiu. Tuż przed startem, kiedy adrenalina wrze, jest szczególnie potrzebna, żeby móc skupić uwagę, podejmować właściwe decyzje na trasie i mieć poczucie wewnętrznego spokoju, pomimo dużego stresu – mówi – W tym kluczowym momencie, przed startem niektórzy uciekają w muzykę i odosobnienie, ograniczają ilość bodźców. Na mnie osobiście dobrze działa wizualizacja tego, co się za chwilę wydarzy, bo pozwala mi się lepiej do tego przygotować – dodaje.

Artykuł powstał przy współpracy z marką Tiger.

Koncentracja i skupienie na zadaniach nabiera znaczenia za każdym razem, kiedy siadamy do biurka i zabieramy się do pracy. Chcemy się na czymś skupić, ale głowa akurat odmawia posłuszeństwa. Wtedy wydajność i efektywność pracy spada, nie wykonujemy swoich zadań na czas, zostajemy po godzinach i – w konsekwencji – pracodawca może uznać to za niezorganizowanie. Poza tym, wkrada się zaburzenie work-life balance i dodatkowy stres, który tylko utrudnia pracę. Problemy z koncentracją wynikają często z zewnętrznych uwarunkowań, trzeba więc rozejrzeć się dookoła i zastanowić, co odwraca naszą uwagę? Komunikatory, media społecznościowe, maile, gadatliwi współpracownicy, źle ustawione biurko? Dobrym pomysłem jest włożenie na uszy słuchawek i odseparowanie się od bodźców zewnętrznych oraz wyłączenie komunikatorów i powiadomień. Na co dzień warto prowadzić higieniczny tryb życia, regularnie uprawiać sport, pić dużo wody albo wspomagać się funkcjonalnymi napojami energetyzującymi, bo odwodniony organizm funkcjonuje dużo gorzej. I na koniec: zadbajmy, żeby skupiać się tylko na jednej rzeczy, nie rozpraszać swojej uwagi. Multitasking to mit, niewielu pracowników umie tak sprawnie funkcjonować.

Polacy pracują długo, ale mało efektywnie. Nie umiemy się zorganizować w dobie ASAPów, deadlinów i open space'ów?