Dopłaciłeś pracownikowi do okularów? Dowiedz się jak odzysakć VAT

Zasadą przewidzianą przez rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe jest obowiązek zapewnienia przez pracodawcę pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Wystawaca faktury VAT
Praktyka stosowania powyższego przepisu, zwłaszcza w zakresie rozliczania podatków budzi niejednokrotnie wiele wątpliwości. Jedną z nich jest zagadnienie na kogo ma być wystawiona faktura VAT oraz czy pracodawcy przysługuje prawo do rozliczenia podatku naliczonego. Odnosząc się do pierwszej ze wskazanych kwestii wskazać należy, iż zasadą jest, iż faktura powinna być wystawiona na podmiot, który kupuje okulary. Tę kwestię niejednokrotnie regulują wewnętrzne akty pracodawcy normujące zasady zakupy okularów. Jeżeli pracodawca refunduje (zwraca) koszty zakupu okularów poniesione bezpośrednio przez pracownika to faktura może być wystawiona na pracownika, natomiast w sytuacji gdy pracodawca zapewnia zakup okularów, kupuje je i następnie powierza pracownikowi na cele służbowe wówczas faktura może być wystawiona na pracodawcę, który rozlicza podatek od towarów i usług na zasadach ogólnych.

Nie mniej jednak najbardziej popularną i powszechnie stosowaną zasadą jest zwrot przez pracodawcę kosztów poniesionych przez pracownika w celu zakupu okularów. Wątpliwości wówczas budzi możliwość odliczenia podatku VAT z faktury potwierdzającej zakup okularów dla pracownika. Aktualne stanowisko organów zawarte m.in. w indywidualnych interpretacjach podatkowych (m.in. interpretacja Ministra Finansów – Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r. sygn. akt. IPTPP1/443-906/14-4/MW; interpretacja Ministra Finansów – Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 stycznia 2015 r., sygn. akt. ITPP1/443-1345/14/MS) wskazuje, że z punktu widzenia przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego u podatnika, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, istotny jest fakt wykorzystywania zakupionych towarów bądź usług w prowadzonej działalności.

Właściciel okularów
Jak podkreślają przytoczone powyżej interpretacje kluczowym jest określenie władztwa ekonomicznego nad zakupionym towarem poprzez ustalenie kto - pracodawca, czy pracownik posiada prawo do rozporządzania towarami jako właściciel. W sytuacji bowiem, gdy prawo do rozporządzania towarem (okularami) jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem okularów korekcyjnych, niezależnie od faktu, że są one wykorzystywane przez pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych. Organy podatkowe wskazują dodatkowo, iż bez znaczenia w omawianej sytuacji pozostaje kwestia czy pracodawca, realizując obowiązek wynikający z odrębnych przepisów prawa, przekazuje pracownikowi określoną kwotę pieniężną tytułem refundacji całości lub części kwoty wydatkowanej na zakup okularów.

Ponadto zrefundowanie pracownikowi kosztów zakupu okularów nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, ponieważ czynność przekazania określonej kwoty pieniężnej nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT wymienioną w katalogu art. 5 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zatem jak podtrzymują organy podatkowe we wskazanych interpretacjach po stronie pracodawcy, który finansuje pracownikowi zakup okularów, nie ma do czynienia z żadną czynnością opodatkowaną. Istotnym jest również, że z samego faktu wystawienia faktury na pracodawcę, jeżeli pracodawca ten nie nabył faktycznie okularów (nie doszło do przeniesienia rozporządzania okularami jak właściciel pomiędzy zakładem optycznym a pracodawcą), nie można wywodzić prawa do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury.

Podsumowując, zgodnie z aktualną interpretacją prezentowaną przez organy podatkowe, wskazać należy, że w sytuacji, gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem przez pracowników okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez tych pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych.

Anna Celińska
radca prawny
Celińska Kaliński Mikołajczyk Adwokaci i Radcowie Prawni sp. p.