Długo można byłoby wymieniać przepisy ustaw, które nakładają biurokratyczne i niczym nieuzasadnione ciężary na przedsiębiorców. W rankingu absurdów prawnych niewątpliwie jedno z pierwszych miejsc zajmuje obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej w formie papierowej.

REKLAMA
Zdumiewa fakt, iż w dobie informatyzacji i cyfryzacji wciąż nie stworzono ram prawnych wyraźnie dopuszczających możliwość przechowywania dokumentów przez pracodawców w wersji elektronicznej. Chociaż trudno znaleźć w prawodawstwie jednoznacznie sformułowany zakaz prowadzenia dokumentacji w tej formie, to jednak ministerialne wytyczne w tej sprawie są tak zredagowane, jakbyśmy wciąż tkwili w XIX wieku. W rozporządzeniach ministra kultury dotyczących archiwizowania dokumentów przez pracodawcę znajdziemy obszerne fragmenty tekstu opisujące sposób ochrony papierowych kartotek przed kurzem oraz zasady układania teczek na półkach. Nie odnajdziemy w nich natomiast ani jednego słowa na temat zasad archiwizowania dokumentacji w formie elektronicznej. Dla pracodawców jest to czytelny sygnał, iż akta osobowe pracowników mogą być przechowywane wyłącznie na papierze.
Najwyraźniej minister kultury – zgodnie ze swoją rolą – uznał, iż przetrzymywanie teczek z dokumentami pracowników stanowi element naszego dziedzictwa narodowego. Biurokracja jest bowiem długoletnią polską tradycją, którą – w ocenie rządu – należy starannie kultywować.
Ta ochrona urzędniczego dorobku Rzeczypospolitej wiąże się jednak z poważnymi uciążliwościami, jakie powstają po stronie przedsiębiorców. Dzisiaj każdy pracodawca musi bowiem zapewnić specjalne pomieszczenie, w którym będzie przez 50 lat przechowywał pokaźne stosy papierowych dokumentów. Wielu mniejszych przedsiębiorców, którzy nie mają warunków lokalowych do przetrzymywania tysięcy kartek papieru, korzysta z pomocy wyspecjalizowanych firm, które świadczą usługi w zakresie archiwizacji. Firmy te nie czynią tego jednak charytatywnie, lecz za stosowną opłatą, co znacząco zwiększa koszty prowadzenia przedsiębiorstwa.
Nie ulega więc najmniejszej wątpliwości, iż obecne przepisy odnoszące się do sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej są całkowicie anachroniczne. Dlatego też zwróciłem się dziś do ministra Zdrojewskiego z interpelacją, by dokonał odpowiednich zmian w wyliczonych przeze mnie rozporządzeniach. Jeśli Ministerstwo Kultury spełniłoby przedstawione postulaty, to wreszcie pracodawcy mieliby pewność, iż mogą – nie narażając się na zapłatę wysokiej grzywny – przechowywać akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. W sytuacji natomiast, gdy ministerialni urzędnicy zignorują moje uwagi, to złożymy odpowiedni projekt ustawy, który wyraźnie dopuści możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Czas już najwyższy, by rządzący spojrzeli na kartki kalendarza i uświadomili sobie, że przez prawie 13 długich lat żyjemy już w XXI stuleciu