Polacy to przedsiębiorczy naród. Osób, które prowadzą, prowadziły lub planują prowadzić działalność gospodarczą jest sporo. Tym samym łatwo trafić na „ekspertów”, którzy niekiedy z podziwu godną zaciętością przekonują, że wiedzą jak dopełniać różnych formalności. I tym samym piętrzą się mity związane z prowadzeniem firmy w Polsce.

REKLAMA
Oczywiście nikogo nie posądzam o złą wolę. Mity, które narosły wokół prowadzenia własnej firmy wiążą się nie tyle z niewiedzą, co z faktem, że przepisy dość często ulegają zmianie. Przez to ktoś, kto prowadził firmę 5 lat temu, a potem ją zamknął – może zwyczajnie mieć nieaktualne informacje. I warto o tym pamiętać.
A oto 7 wybranych mitów dotyczących prowadzenia działalności.
1. Fakturę trzeba brać na każdy zakup
Zdecydowana większość przedsiębiorców niejako domyślnie bierze fakturę na każdy zakup. Zakładają, że możliwość rozliczenia kosztu w firmie rozważy się później. A fakturę lepiej mieć niż nie mieć – tak na wszelki wypadek.
Trzeba jednak pamiętać, że biorąc fakturę na zakup przedsiębiorca traci status konsumenta w tej konkretnej sytuacji. Oznacza to m.in., że przestaje być uprzywilejowany.
Np. w przypadku zakupu online nabywca firmowy nie ma prawa do rezygnacji z zakupu w ciągu 10 dni bez podania przyczyny. W transakcjach firma-firma nie funkcjonuje „odpowiedzialność za niezgodność towaru konsumpcyjnego z umową”. W grę wchodzi rękojmia, ale daje ona nabywcy mniejsze uprawnienia i można ją całkowicie wyłączyć w treści umowy.
Można też wspomnieć, że przedsiębiorcy nie chroni rejestr klauzul niedozwolonych, czyli prowadzony przez UOKiK spis postanowień umownych, które w umowach z konsumentami nie mogą się znaleźć. I wreszcie gwarancja. Co prawda zawsze jest ona opcjonalna, ale przyjęło się, by nabywcom firmowym oferować znacznie krótszy okres gwarancji.
Więcej na ten temat można dowiedzieć się z filmu inFakt TV:
2. Każdy dokument trzeba mieć na papierze
Przyznajcie się – iloma segregatorami pełnymi dokumentacji firmowej możecie się pochwalić? Niech zgadnę – wieloma.
W dużej mierze bez potrzeby. Zdecydowaną większość firmowych „papierów” można przechowywać w formie elektronicznej. Te papierowe można skanować, a tych w PDF-ach... nie trzeba drukować.
Dotyczy to przede wszystkim faktur sprzedażowych i kosztowych, ale nie tylko, gdyż także deklaracji i rejestrów VAT oraz potwierdzeń zapłaty. W przypadku jednoosobowych działalności bez zatrudnionych pracowników na papierze przechwuje się KPiR (trzeba ją drukować do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni) oraz wydruki z kasy fiskalnej, a także ewidencję przebiegu pojazdu. Ponadto w określonych przypadkach trzeba także mieć na papierze ewidencję sprzedaży do celów podatku dochodowego.
Pozostałe dokumenty można przechowywać np. na solidnym pendrive'ie – tak, żeby w razie potrzeby przedstawić je urzędnikom do kontroli.
Do tego, wiele spraw firmowych można także załatwić online. Służy do tego między innymi platforma ePUAP. A co dokładnie? Posłuchajcie opinii przedsiębiorców:
3. Tylko podpisana i opieczętowana faktura jest zgodna z prawem
Mimo szybkiego rozwoju e-faktur łatwo trafić na opinie, że faktura nadal wymaga podpisów i pieczęci stron transakcji. Oczywiście tak nie jest – faktura bez podpisów jest w pełni poprawna.
Tutaj warto zauważyć, że podpisana faktura ma faktycznie większą „moc” dowodową w przypadku sporu związanego z transakcją. Podpis jest potwierdzeniem, że strona transakcji znała jej warunki, np. dokonała zamówienia, za które płatność następuje przelewem.
Mimo tego jednak podpisana faktura nie jest jedynym dowodem w takiej sytuacji. W tym celu mogą także posłużyć umowy, zamówienia, e-maile, czy wreszcie zeznania świadków.
4. Konto firmowe jest niezbędne do prowadzenia działalności
Dla wielu świeżo upieczonych przedsiębiorców założenie firmowego konta w banku wydaje się oczywistym krokiem. Jednak działalność można z powodzeniem prowadzić z wykorzystaniem prywatnego konta. W CEIDG można podać dowolny numer rachunku, którego przedsiębiorca jest właścicielem.
Oczywiście konto firmowe ma też swoje zalety. Przede wszystkim pozwala oddzielić transakcje firmowe od transakcji prywatnych. To ważne zwłaszcza, gdy działalność jest prowadzona na nieco większą skalę. Ten fakt staje się istotny także w trakcie kontroli – wtedy konto firmowe sprawia, że urzędnicy nie mają wglądu w transakcje prywatne.
5. Prowadzenie firmy to regularne wizyty w skarbówce i składanie masy formularzy
Często zdarza się, że nowi przedsiębiorcy pytają o formalności w skarbówce wymagane tuż po założeniu firmy. Własna działalność kojarzy im się z masą formalności, a zwłaszcza ze składaniem wielu formularzy. Czasami nie chcą wręcz uwierzyć, że fiskus wymaga od nich tak naprawdę niewiele.
Przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników i jest VAT-owcem musi jedynie składać deklarację VAT co miesiąc lub co kwartał (jeśli wybrał rozliczenie kwartalne). Może to robić przez Internet (bez posiadania podpisu elektronicznego). Natomiast podatek dochodowy nie wymaga składania żadnych formularzy w trakcie roku.
Jeśli więc ktoś wybrał zwolnienie z VAT, to nie składa żadnych formularzy w trakcie roku. Dopiero po zakończeniu roku składa zeznanie roczne dotyczące podatku dochodowego – tak jak każdy kto zarabia w Polsce.
Oczywiście trzeba pamiętać o opłacaniu podatków. Mimo braku formularzy zaliczki na podatek dochodowy trzeba obliczać i wpłacać w określonych terminach.
6. Najpierw trzeba założyć firmę – a potem zacząć ponosić koszty
Wielu obiecujących przedsiębiorców zaczyna działalność od założenia firmy, czyli od formalności. Koszty zaczynają ponosić dopiero później – żeby móc je rozliczyć i obniżyć podatek do zapłaty. To może być błędem.
Niektóre wydatki poniesione przed założeniem firmy można rozliczyć w kosztach później, nawet wtedy, gdy na fakturze nie figurują dane firmowe. Najprostszy przykład to samochód, który można wprowadzić do firmy z majątku prywatnego – ale nie tylko.
Inne wydatki poniesione przed założeniem firmy można rozliczyć w kosztach już po wystartowaniu z działalnością, gdy nie ulega wątpliwości, że zostały poniesione właśnie w tym celu.
Najlepszy przykład – strona internetowa. Na zbudowanie firmowej strony internetowej zdecydowanie warto zdecydować się jeszcze przed założeniem działalności, zwłaszcza gdy chodzi o biznes online, który bez strony www i tak nie może działać. Taką stronę będzie można „wrzucić w koszty” później, a także odliczyć od niej VAT.
7. Samochód firmowy musi mieć firmę w dowodzie
Można trafić na osoby, które sądzą, że rozliczanie w firmie samochodu wymaga wpisania tego samochodu do dowodu rejestracyjnego. Ten mit dotyczy osób, które niekiedy mylą jednoosobową działalność gospodarczą z działalnością tzw. osób prawnych, czyli m.in. spółek, czy fundacji.
Trzeba jednak wiedzieć, że firmy jednoosobowej nie tylko nie trzeba wpisywać do dowodu rejestracyjnego, ale wręcz nie można tego zrobić. Osoby fizyczne rejestrują samochody firmowe na swoje imię i nazwisko. Ich dane „firmowe” nie mają znaczenia.
O tym czy koszty samochodu można rozliczać i jak to robić decydują inne kryteria. Chodzi zwłaszcza o wpisanie samochodu do ewidencji środków trwałych lub prowadzenie kilometrówki w przypadku samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów firmowych.
Porównanie tych dwóch sposobów można poznać z inFakt TV:
Mitów o prowadzeniu firmy na pewno jest więcej. Jeśli znacie jakieś podzielcie się w komentarzach :)