Pułapka KSeF na stacjach paliw. Nie zazdroszczę kierowcom tankującym na firmę

KSeF to centralna, państwowa platforma, przez którą będą przechodzić wszystkie faktury w formacie XML. Każda operacja księgowa otrzymuje unikalny numer, bez którego dokument nie istnieje w obiegu prawnym. To również początek końca papierowych faktur i tych wysyłanych przez maila. Nowy system ułatwi i przyspieszy wiele spraw, ale na początku może być problematyczny.

Wielu właścicieli firm żyje w przekonaniu, że ma jeszcze czas do 1 kwietnia. Mniejsi przedsiębiorcy zaczną oficjalnie wystawiać e-faktury dopiero wiosną, ale już od 1 lutego muszą być gotowi na ich odbieranie. Giganci tacy jak np. operatorzy komórkowi czy właśnie sieci paliw, których obroty przekroczyły 200 mln zł, już teraz przesyłają dokumenty wyłącznie przez państwowy system.

"Brak przygotowania w tym terminie może skutkować m.in. opóźnieniami w księgowaniu faktur i w płatnościach" – ostrzegała cytowana przez nas w naTemat Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych. Przedsiębiorcy wpadli więc w pułapkę, ponieważ muszą obsługiwać system dwa miesiące przed ich oficjalnym, ustawowym terminem.

Przedsiębiorcy mogą poczuć się zagubieni na stacji. Obecnie obowiązuje kilka rodzajów dokumentów, a to, co otrzymamy, zależy od wielkości firmy i jej polityki. Według ustaleń "Business Insidera", na rynku funkcjonuje teraz prawdziwy misz-masz:

"Faktury wystawiane z kas fiskalnych, co do zasady nie trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur i nie będą do niego trafiać ani dziś, ani w kolejnych etapach wdrażania KSeF" – tłumaczy w Business Insider Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt. Tym samym po zalogowaniu do rządowej platformy możesz tam po prostu nie znaleźć swojego kosztu za tankowanie.

Każda marka podchodzi do nowych przepisów nieco inaczej. Orlen zdecydował się na rozwiązanie hybrydowe, które ma ułatwić życie klientom w okresie przejściowym. Jak podaje "Business Insider", wystawia faktury w systemie centralnym, ale oferuje też wydruki fiskalne bezpośrednio przy kasie. Wybór tej drugiej opcji oznacza jednak, że dokument nie pojawi się w twoim panelu KSeF.

Inną strategię przyjęły pozostałe sieci jak m.in. Moya, BP, Shell, Circle K, które korzystają z okresów przejściowych. "Zapewne większość stacji paliw będzie wystawiać tradycyjne faktury z kas fiskalnych" – przekazało redakcji Business Insider biuro Polskiej Izby Paliw Płynnych.

Np. Moya aż do końca 2026 roku będzie wydawać "stare", papierowe faktury. Podobnie ma być też innych mniejszych stacjach, co pozwoli uniknąć nagłej rewolucji w księgowości.