Reklama.

Inbox zero, czyli dobra zasada korzystania z maila. "Skrzynka powinna być zawsze pusta"

18 marca 2014, 17:01·3 minuty czytania

Publikacja artykułu: 18 marca 2014, 17:01

Ile masz nieprzeczytanych wiadomości w swojej skrzynce mailowej? No właśnie. A nie powinieneś mieć żadnej. Dlaczego? Bo tylko wtedy masz pewność, że nie przeoczyłeś niczego ważnego oraz że wszystkie osoby które chcą się skontaktować potraktowałeś z należytym szacunkiem. Dobrą zasadą stosowaną na całym świecie odnośnie zarządzania pocztą jest "Inbox zero" czyli zero tolerancji dla bałaganu. Wchodzisz w to?

[url=http://shutr.bz/1egtvFM]Inbox zero[/url], czyli dobra zasada korzystania z maila. "Skrzynka powinna być zawsze pusta"

Krzysztof Majak

– Mam 3200 nieprzeczytanych wiadomości na swojej skrzynce mailowej – mówi mi koleżanka siedząca przy biurku obok. – Prowadzę bloga, więc pisze do mnie wielu czytelników, dostaję też dużo spamu. Nowe wiadomości i tak pojawiają się na górze strony więc nie boję się, że coś przegapię – mówi. No cóż, nie każdy tak potrafi.

O zasadzie "Inbox zero" niektórzy mówią jak o swojej małej obsesji. Nie wyobrażają sobie, aby mieć jakieś "niedokończone sprawy", czy też potencjalnie ważnie wiadomości, które czekają na odczytanie. Dlaczego? Nie chcą, aby przez zwykłe niedbalstwo ominęło ich coś ważnego. Niektórzy podchodzą do swojej skrzynki jeszcze inaczej. Po prostu chcą mieć w niej porządek, tak samo jak na biurku i w każdej innej sferze swojego życia.

Jedną z osób, które stosują zasadę "Inbox zero" jest znany bloger - Kominek. Twierdzi on, że dzięki jej wprowadzeniu do swojego życia, częstotliwość odpowiadania przez niego na maile wzrosła z 10 proc. do 99 proc. Jest różnica? – Zastanawiam się, czy ta moja potrzeba „pełnego porządku” wokół siebie to jakiś początek choroby, wytłumaczenie lenistwa, bo kiedy porządku nie ma, to nie pracuję, czy może coś normalnego i nie muszę się tym przejmować – pisze bloger.

Jak to zrobić?
Istnieje kilka sposobów, aby nasza skrzynka mailowa przestała przypominać starą kanciapę pełną tzw. "przydasi". Jednym z nich jest zastosowanie narzędzia Unroll.me, które wygeneruje listę wszystkich newsletterów, na które się zapisaliśmy i dziś zapełniają naszą skrzynkę zbędną treścią. Później wystarczy usunąć te, które uważamy za zbędne.

Na stronie Produktywnie.pl znajdziemy z kolei 5 sposobów na to, aby regularnie odgruzowywać naszą skrzynkę. Oto one:

1. Usuń

Pierwsza w kolejności, podstawowa i najbardziej oczywista. Większość maili które dostajemy nadają się do skasowaniu zaraz po przeczytanie. Jeśli otrzymana treść nie zmienia niczego w naszym życiu i nie będziemy musieli do niej wracać, to dlaczego ma zalegać na naszej skrzynce? Do kosza!

2. Oddeleguj

No cóż, autor tej rady z pewnością nie należy do pracowitych. Oddeleguj, czyli oddal od siebie treść maila, która być może nie jest do końca (lub wcale) adresowana do ciebie. Być może w pracy lub w domu jest ktoś, kto zrobi z niego lepszy pożytek? Przełożony, lub jeszcze lepiej podwładny? Skrzynka mailowa pozostanie czysta, sumienie nieco mniej.

3. Wykonaj

Chyba nikt nie lubi, gdy ktoś przerywa wykonywane zadanie. Wolimy zająć się czymś od początku do końca, a dopiero później "ogarniać" następne obowiązki. To jednak rodzi zagrożenie, że na naszej skrzynce mailowej zgromadzi się mnóstwo wiadomości, a sama myśl o ich odczytywaniu przysparza nam gęsią skórkę.

Tu autorzy radzą zastosowanie tzw. zasady "dwóch minut". Jest prosta. Jeśli odpowiedź na dany mail zajmie nam mniej niż dwie minuty, nie odkładajmy tego na później tylko zróbmy od razu. A co z wiadomością? Oczywiście skierujmy ją do kosza lub archiwum.

4. Odłóż na później

Brzmi najbardziej kusząco, ale to właśnie odkładanie na później jest jedną z głównych przyczyn zaśmieconej skrzynki mailowej. Zgodnie z tą zasadą, jeśli odpowiedź na danego maila zajmie nam więcej niż dwie minuty, wpiszmy to na listę zadań do wykonania.

5. Inbox zero: Zarchiwizuj

Archiwum nie można mylić z koszem. Nie powinny tu trafiać wiadomości nieważne, tylko takie, do których będziemy musieli kiedyś powrócić. Autor radzi, aby zarchiwizowane wiadomości dzielić według prowadzonych przez siebie projektów, aby nie stracić nad nimi kontroli.

A jak wyglądają Wasze skrzynki odbiorcze?

Czytaj także:

Zrezygnowałem z Gmail ze względu na prywatność

Wielka awaria Gmaila. Poczta Google'a została zaatakowana przez wirusa?