Fot. Dominik Sadowski / Agencja Gazeta

15 tys. komputerów, 2,5 tys. samochodów, maszyny sortujące warte kilkadziesiąt milionów złotych – oto tylko kilka pozycji z listy zakupów, jakie poczyniła w ostatnich latach Poczta Polska. – Dzięki temu zdołaliśmy zmodernizować naszą działalność i zaoszczędzić dużo pieniędzy – opowiada w rozmowie z naTemat.pl Barbara Otulak, zastępca dyrektora zarządzającego pionem infrastruktury.

REKLAMA
Gdy kończą mi się wkłady do spinaczy czy papier do drukarki, idę do sklepu i kupuję nowe. A jak robi Poczta Polska?
W przypadku tak dużej instytucji jak Poczta Polska proces zakupowy nie przebiega tak szybko. Podlegamy Ustawie prawo zamówień publicznych. Oznacza to, że gdy musimy uzupełnić braki, rozpisujemy przetargi. Dostawcy zgłaszają swoje oferty i wygrywa najbardziej atrakcyjna.
To może trwać wiele miesięcy. A co jeżeli nowy sprzęt jest potrzebny na już?
Nie da się ukryć, że jest to pewien hamulec, zwłaszcza dla Poczty Polskiej, która przecież w warunkach liberalizacji rynku pocztowego musi stawiać czoło prywatnym konkurentom, wolnym od tego typu ograniczeń. Zdarzało się, że w poprzednich latach nie mogliśmy zakupić nowych komputerów czy maszyn do sortowania listów. Główną przyczyną takiego stanu rzeczy były liczne odwołania składane do Krajowej Izby Odwoławczej, przez Wykonawców, którzy m.in. chcieli wprowadzić zmiany do warunków przetargu korzystne dla siebie. Powyższe miało wpływ na wydłużenie czasu postępowania. Tymczasem prawda jest taka: bez nowoczesnego sprzętu nie da się podnieść jakości świadczonych przez nas usług. Na szczęście te problemy to przeszłość.
logo
Sortownia listów w Lublinie Fot. Jakub Orzechowski / Agencja Gazeta
Dlaczego?
W ciągu ostatnich 4 latach wprowadziliśmy szereg zmian organizacyjnych, które pomogły udrożnić zakupy w Poczcie. Przede wszystkim dokonano centralizacji procesu zaopatrzenia. Dziś ok. 80 proc. wartości zakupów spółki jest scentralizowanych na poziomie krajowym bądź regionalnym.
Co z tego wynika?
Dzięki temu Poczta znacznie zmniejszyła koszty procesu zakupów. Wzmocniliśmy swoją pozycję negocjacyjną w procesie ustalania ceny usług i określonych towarów. Sprzedawca różnicuje swoją ofertę cenową w zależności od tego, czy ma do czynienia z hurtem, czy handlem detalicznym. Możemy liczyć na atrakcyjniejsze ceny, jeżeli kupujemy nie jeden, a np. 5 tys. komputerów. Warto pamiętać, że przy volumenach zakupów tak dużej instytucji jak Poczta Polska każda nawet kilkuprocentowa obniżka ceny to oszczędności rzędu kilku milionów złotych.
To nie koniec pozytywnych efektów centralizacji. Uzyskujemy też lepsze warunki umów zawieranych z dostawcami. Chodzi przede wszystkim o dłuższy okres gwarancji czy szybsze świadczenie usług serwisowych. Ma to kluczowe znaczenie dla naszej działalności.
Czyli urząd pocztowy np. w Sosnowcu będzie musiał zwracać się do Warszawy, by zamówić usługi remontowe?
Badamy rynek pod kątem oferty dostawców i ustalamy, czy określony zakup powinien być domeną centrali czy też regionów. Jeżeli chodzi o usługi remontowe, to warto zaznaczyć, że nie ma dostawców o ogólnokrajowym zasięgu, dlatego tego typu usługi są kupowane na szczeblu lokalnym.

To koniec zmian?
Wprowadziliśmy też taki instrument jak dialog techniczny z firmami zainteresowanymi udziałem w ogłaszanych przez Pocztę przetargach. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w przypadkach, gdy dokonujemy zakupu nowoczesnego sprzętu. To narzędzie dostarcza nam wiedzy merytorycznej na temat oferowanych przez rynek rozwiązań. Na przykład od 3 lat operator korzysta z dialogu technicznego przy zakupie rozwiązań informatycznych.
Jakie są efekty zmian?
Przy niektórych kontraktach oszczędności sięgnęły nawet 40 proc. Dowodem na to, że obecnie Poczta profesjonalnie prowadzi swoje zakupy, jest wysoki odsetek wygrywanych przez Pocztę bądź umarzanych spraw przed Krajową Izbę Odwoławczą i sądami. W ciągu ostatnich lat wskaźnik ten plasował się na poziomie 80-90 proc.

430 mln zł brutto – tyle wyniosły zyski Poczty Polskiej w latach 2011-2014

0 – tyle wyniosła wartość dotacji z budżetu państwa dla operatora

80 tys. – tyle pracowników Poczty Polskiej ma umowę o pracę.

730 mln zł – wyniosły wydatki operatora na inwestycje w infrastrukturę pocztową oraz inwestycje kapitałowe w latach 2011-2014

Kilka dni temu Poczta Polska wdrożyła Kodeks Dobrych Praktyk Kupieckich w zakresie stosowania klauzul społecznych w prowadzonych zamówieniach publicznych. Oznacza to, że prócz ceny Poczta będzie też zwracała uwagę na to, czy potencjalni dostawcy przypadkiem nie zatrudniają swoich pracowników na tzw. umowy śmieciowe.
To prawda. Chcemy promować dostawców, którzy swoich pracowników zatrudniają na etaty czy też dają pracę osobom wykluczonym zawodowo. Dana klauzula została wpisana w warunki toczącego się właśnie przetargu, w ramach którego poszukujemy dostawcy usług sprzątania w Warszawie. Waga tego kryterium może sięgnąć nawet 15 proc. ceny w zależności od rodzaju zamówienia. Jesteśmy przekonani, że klauzula społeczna jest wartością, której nie da się traktować przez pryzmat bilansu zysków i strat.
Dlaczego?
Poczta Polska jest największym pracodawcą w kraju i sama zatrudnia 80 tys. osób na umowę o pracę. Zależy nam, by także nasi kontrahenci trzymali się tych zasad. Cel – to poprawa sytuacji na polskim rynku pracy. Z drugiej zaś strony na swoim własnym przykładzie przekonaliśmy się, jak trudno jest konkurować o zlecenia z podmiotami, które większość swojej załogi zatrudniają w oparciu o umowy cywilno-prawne i oszczędzają w ten sposób na kosztach pracy.
Dlatego aktywnie popieraliśmy nowelizację prawa zamówień publicznych z października 2014 r., kiedy to wprowadzono konieczność stosowania pozacenowych kryteriów w przetargach. Od tego czasu Poczta stosuje m.in. takie kryteria wyboru oferty jak termin płatności, długość okresu gwarancji, termin dostawy, doświadczenie wykonawców czy funkcjonalność urządzeń.
Cieszy nas, że coraz więcej podmiotów uwzględnia klauzulę społeczną przy wyłanianiu zwycięzców postępowań przetargowych. Warto jednak działać w kierunku większej precyzji orzecznictwa tak, by wyeliminować potencjalne próby omijania nowych wymogów. Na przykład stanowi dużą różnicę, jeżeli stosujemy określenie „osoby”, a nie „etaty”, bo teoretycznie dostawca, by wygrać przetarg, może zatrudnić swoich pracowników na jedną dziesiąta etatu. De jure takie posunięcie będzie spełnieniem wymogów klauzuli społecznej, a de facto jej pominięciem.