Reklama.
Temat nie-na-temat lub jego brak
Pominięcie tematu jest trochę jak celowe utrzymywanie w tajemnicy naszych intencji, co nie kojarzy się zbyt sympatycznie, a przy okazji jest po prostu utrudnianiem sobie życia (dziennie do naszych skrzynek łącznie trafia ok. 40 miliardów e-maili!). Temat pełni dwie bardzo ważne funkcje – po pierwsze pozwala ci się przebić ze swoim mailem do odbiorcy, po drugie ułatwia poszukiwania konkretnej wiadomości w skrzynce. Dlatego jego pominięcie jest również zwyczajnie niegrzeczne i świadczy o niechlujstwie. Funkcja nr 1 wykorzystywana jest przez firmy – temat jak tytuł artykułu w sieci ma wywołać kliknięcie. Jednak w oficjalnej korespondencji temat powinien w prosty sposób informować o co chodzi "bez zbędnych ceregieli" (będzie to skuteczniejsze niż "intrygujące" niedopowiedzenia). To takie uprzedzenie o czym zaraz będziemy czytać. Bardzo pomocne i konieczne byśmy byli traktowani poważnie przez odbiorcę.
Pominięcie tematu jest trochę jak celowe utrzymywanie w tajemnicy naszych intencji, co nie kojarzy się zbyt sympatycznie, a przy okazji jest po prostu utrudnianiem sobie życia (dziennie do naszych skrzynek łącznie trafia ok. 40 miliardów e-maili!). Temat pełni dwie bardzo ważne funkcje – po pierwsze pozwala ci się przebić ze swoim mailem do odbiorcy, po drugie ułatwia poszukiwania konkretnej wiadomości w skrzynce. Dlatego jego pominięcie jest również zwyczajnie niegrzeczne i świadczy o niechlujstwie. Funkcja nr 1 wykorzystywana jest przez firmy – temat jak tytuł artykułu w sieci ma wywołać kliknięcie. Jednak w oficjalnej korespondencji temat powinien w prosty sposób informować o co chodzi "bez zbędnych ceregieli" (będzie to skuteczniejsze niż "intrygujące" niedopowiedzenia). To takie uprzedzenie o czym zaraz będziemy czytać. Bardzo pomocne i konieczne byśmy byli traktowani poważnie przez odbiorcę.
Niezgrabne powitanie
... czyli największy dylemat przy rozpoczynaniu korespondencji z nieznajomym w sprawie służbowej lub oficjalnej. Na szczęście prawidłowa odpowiedź bez żadnych wątpliwości, jest jedna – "Szanowny Panie" (bez imienia!). Choć zwrot ten brzmi formalnie i wskazuje na dużą dozę dystansu do naszego rozmówcy, to na początek jest absolutną koniecznością.
... czyli największy dylemat przy rozpoczynaniu korespondencji z nieznajomym w sprawie służbowej lub oficjalnej. Na szczęście prawidłowa odpowiedź bez żadnych wątpliwości, jest jedna – "Szanowny Panie" (bez imienia!). Choć zwrot ten brzmi formalnie i wskazuje na dużą dozę dystansu do naszego rozmówcy, to na początek jest absolutną koniecznością.
Najczęściej spotykaną formą powitań w mailach jest wyniosłe "witam" lub zuchwałe "pani Magdo". Nie sprawdzi się również "dzień dobry" – skąd pewność, że wiadomość zostanie odczytana za dnia? "Witam" to klasyczny sposób wywyższania się, więc nie wypada go używać nigdy bez wyjątku, aczkolwiek wybaczalną formą jest "witam serdecznie". Z kolei na formę "pani Magdo" mamy zielone światło dopiero wtedy, gdy ta druga osoba użyje go w korespondencji jako pierwsza."Dzień dobry" czy "dobranoc" jest wybaczalne, bo nie jest niegrzeczne, jednak jest mało profesjonalne i najczęściej nie na miejscu.
Szczęśliwie, zakończenie e-maila jest proste – klasyczne "Pozdrawiam" wypada zawsze.
Za dużo treści
Służbowe maile cechują się tym, że jest ich dużo. I tak jak pisaliśmy w pierwszym punkcie – dobrze napisany temat załatwia sprawę "przepchnięcia się" między spamami, tak drugim krokiem ku komunikatywności musi być treściwa zawartość wiadomości. Najlepiej byłoby gdyby adresat z dwóch pierwszych zdań dowiedział się o co chodzi i nie musiał doczytywać wnikliwych tłumaczeń oraz analizować szczegółów sprawy – jeśli nasza wiadomość okaże się dla niego ważna, zapyta o nie. Poza tym konkretne i zwięzłe informacje w mailu to pokazanie odbiorcy szacunku oraz skuteczna zachęta do podjęcia współpracy. Dlatego pierwsze zdanie powinno zawierać wyjaśnienie kim jesteście i w jakiej sprawie piszecie.
Służbowe maile cechują się tym, że jest ich dużo. I tak jak pisaliśmy w pierwszym punkcie – dobrze napisany temat załatwia sprawę "przepchnięcia się" między spamami, tak drugim krokiem ku komunikatywności musi być treściwa zawartość wiadomości. Najlepiej byłoby gdyby adresat z dwóch pierwszych zdań dowiedział się o co chodzi i nie musiał doczytywać wnikliwych tłumaczeń oraz analizować szczegółów sprawy – jeśli nasza wiadomość okaże się dla niego ważna, zapyta o nie. Poza tym konkretne i zwięzłe informacje w mailu to pokazanie odbiorcy szacunku oraz skuteczna zachęta do podjęcia współpracy. Dlatego pierwsze zdanie powinno zawierać wyjaśnienie kim jesteście i w jakiej sprawie piszecie.
Żądanie potwierdzenia
Fakt, to wygodna funkcja, jednak nie zawsze jej używanie jest w dobrym stylu. Jeśli piszemy z pozycji osoby, która prosi o przysługę, a odbiorca w jej spełnienie musi włożyć wysiłek i wykazać się dobrą wolą, niekoniecznie jest na miejscu, by żądać odpowiedzi. Zasada jest prosta – jeśli nie masz odwagi poprosić w mailu bezpośrednio o potwierdzenie odczytania wiadomości, nie ustawiaj automatycznego żądania, i już. Adam Jarczyński, autor bloga Dobre Maniery 24, w swej książce "Z klasą, na luzie" zwraca uwagę również na fakt, że jeśli uznamy, że będzie w porządku ustawić prośbę o potwierdzenie, otrzymamy odpowiedź i korespondencja toczy się dalej, wycofajmy żądanie potwierdzenia. Ciągłe potwierdzanie w toku rozmowy może być wyjątkowo irytujące.
Fakt, to wygodna funkcja, jednak nie zawsze jej używanie jest w dobrym stylu. Jeśli piszemy z pozycji osoby, która prosi o przysługę, a odbiorca w jej spełnienie musi włożyć wysiłek i wykazać się dobrą wolą, niekoniecznie jest na miejscu, by żądać odpowiedzi. Zasada jest prosta – jeśli nie masz odwagi poprosić w mailu bezpośrednio o potwierdzenie odczytania wiadomości, nie ustawiaj automatycznego żądania, i już. Adam Jarczyński, autor bloga Dobre Maniery 24, w swej książce "Z klasą, na luzie" zwraca uwagę również na fakt, że jeśli uznamy, że będzie w porządku ustawić prośbę o potwierdzenie, otrzymamy odpowiedź i korespondencja toczy się dalej, wycofajmy żądanie potwierdzenia. Ciągłe potwierdzanie w toku rozmowy może być wyjątkowo irytujące.
Emotikony
Przywykliśmy do nich, bo często lepiej niż słowa potrafią oddać intencje naszej wypowiedzi. Jednak są zabronione przy pierwszym kontakcie i niemile widziane w korespondencji czysto służbowej (chyba, że wymieniacie maile z koleżanką z firmy). Używanie emotikon skraca dystans, wprowadza do wiadomości emocje. Pisząc do osoby, której nie znamy, to mało profesjonalne. Skupmy się na załatwieniu sprawy i zawiązaniu relacji, a "buziek" używajmy tylko jeśli wyraźnie wyczujemy, że możemy sobie na to pozwolić – czyli wtedy gdy wspomniana więź wkroczy na inny niż tylko oficjalny tor.
Przywykliśmy do nich, bo często lepiej niż słowa potrafią oddać intencje naszej wypowiedzi. Jednak są zabronione przy pierwszym kontakcie i niemile widziane w korespondencji czysto służbowej (chyba, że wymieniacie maile z koleżanką z firmy). Używanie emotikon skraca dystans, wprowadza do wiadomości emocje. Pisząc do osoby, której nie znamy, to mało profesjonalne. Skupmy się na załatwieniu sprawy i zawiązaniu relacji, a "buziek" używajmy tylko jeśli wyraźnie wyczujemy, że możemy sobie na to pozwolić – czyli wtedy gdy wspomniana więź wkroczy na inny niż tylko oficjalny tor.
Brak stopki i jej nadmiar
Stopka w naszym numerem telefonu, stanowiskiem i danymi firmy jest absolutną koniecznością, jeśli piszemy jakiekolwiek e-maile służbowe. Odbiorca będzie poinformowany w każdym calu, a przy okazji pokazujemy, że można się z nami skontaktować inną drogą. Jednak jeśli korespondencja toczy się dalej, warto kasować stopkę, by nie zwiększać niepotrzebnie objętości wiadomości. Często później gdy chcemy znaleźć w mailu konkretne informacje zawarte w ich treści, scrollowanie przydługich wiadomości może wyjątkowo utrudnić sprawę. Poza tym podpisanie się imieniem i nazwiskiem, bez stopki, po słowie "pozdrawiam" pod każdym e-mailem jest trochę jak odręczny podpis na kartce urodzinowej – pokazuje szacunek i zaangażowanie w relację.
Stopka w naszym numerem telefonu, stanowiskiem i danymi firmy jest absolutną koniecznością, jeśli piszemy jakiekolwiek e-maile służbowe. Odbiorca będzie poinformowany w każdym calu, a przy okazji pokazujemy, że można się z nami skontaktować inną drogą. Jednak jeśli korespondencja toczy się dalej, warto kasować stopkę, by nie zwiększać niepotrzebnie objętości wiadomości. Często później gdy chcemy znaleźć w mailu konkretne informacje zawarte w ich treści, scrollowanie przydługich wiadomości może wyjątkowo utrudnić sprawę. Poza tym podpisanie się imieniem i nazwiskiem, bez stopki, po słowie "pozdrawiam" pod każdym e-mailem jest trochę jak odręczny podpis na kartce urodzinowej – pokazuje szacunek i zaangażowanie w relację.
Życzenia świąteczne
"Kiedy rozpoczyna się okres świąteczny, w którym zwykliśmy się dzielić życzeniami, mój komputer zaczynają nawiedzać zombie – takie masowe, wysyłane machinalnie do wszystkich e-życzenia z widocznymi prywatnymi bądź firmowymi adresami e-mail odbiorców idącymi w dziesiątki lub setki, od osób, które ledwo znam, z miejsc, gdzie naprawiałem hamulce, zaciągnąłem kredyt i raz w życiu jadłem całkiem smaczne szaszłyki" – pisze Adam Jarczyński. Słowem, życzenia świąteczne w postaci kolorowych kartek czy gifów to nie jest najlepszy pomysł nawet jeśli wysyłamy je do ciotek i koleżanek ze studiów z prostego powodu – nie są to życzenia osobiste, a zatem są zwykłym spamem i o ile dalecy krewni nam wybaczą, o tyle potencjalny klient naszej firmy, prawdopodobnie nie.
"Kiedy rozpoczyna się okres świąteczny, w którym zwykliśmy się dzielić życzeniami, mój komputer zaczynają nawiedzać zombie – takie masowe, wysyłane machinalnie do wszystkich e-życzenia z widocznymi prywatnymi bądź firmowymi adresami e-mail odbiorców idącymi w dziesiątki lub setki, od osób, które ledwo znam, z miejsc, gdzie naprawiałem hamulce, zaciągnąłem kredyt i raz w życiu jadłem całkiem smaczne szaszłyki" – pisze Adam Jarczyński. Słowem, życzenia świąteczne w postaci kolorowych kartek czy gifów to nie jest najlepszy pomysł nawet jeśli wysyłamy je do ciotek i koleżanek ze studiów z prostego powodu – nie są to życzenia osobiste, a zatem są zwykłym spamem i o ile dalecy krewni nam wybaczą, o tyle potencjalny klient naszej firmy, prawdopodobnie nie.
Artykuł powstał na podstawie rozdziału "e-Maniery" z książki Adama Jarczyńskiego, autora bloga Dobre Maniery 24, pt. "Z klasą, na luzie" wydawnictwa Znak.