"Masz czas do 30 września, bo przepadnie". Sprawdzamy, jak to jest z zaległym urlopem

Coroczne dylematy urlopowe to scenariusz, który zna niemal każdy pracownik. Biurowe kalendarze zapełniają się spotkaniami i pilnymi zadaniami, a gdzieś w tle wciąż czają się niewykorzystane dni wolne. I nagle pojawia się to samo pytanie: do kiedy muszę wziąć zaległy urlop?

To proste, a jednocześnie kluczowe pytanie, na które odpowiedź często bywa mniej oczywista, niż mogłoby się wydawać. Wyjaśniamy, jakie zasady rządzą tymi niewykorzystanymi dniami.

Art. 168 Kodeksu pracy mówi, że "urlop wypoczynkowy niewykorzystany w terminie musi zostać udzielony przez pracodawcę pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego".

Warto przypomnieć, że jest to przepis skierowany do pracodawców. Jeśli więc pracodawca odmawia pracownikowi urlopu (a w określonych przypadkach może to zrobić), to po 30 września wolne dać musi. Inaczej grozi mu poważna kara finansowa: nawet 30 tysięcy złotych.

Sytuacja nie jest jednak jasna w przypadku, gdy pracownik nie chce iść na urlop albo po prostu o nim zapomni. Z jednej strony wolne mu się należy i większość pracodawców nalega na wykorzystanie wszystkich dni wolnych. Ale zgodnie z prawem nie mogą tego wymagać. Słowem: pracodawca nie może wysłać swojego pracownika na przymusowy urlop (poza okresem wypowiedzenia).

Problem w tym, że nie wysyłając pracownika na urlop, firma naraża się na sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Pracodawcy rozwiązują to w ten sposób, że wymagają od pracowników jasnych deklaracji dotyczących terminów wykorzystania zaległych urlopów lub takie zapisy zawierają w umowach o pracę.

Takie przypadki, choć trudno w to uwierzyć, zdarzają się. Trzeba pamiętać, że niewykorzystany urlop przepada. Rodzi to dość specyficzne sytuacje, gdy pracownik dni wolne ma, ale nie może z nich skorzystać.

Nieodebrany w terminie urlop wypoczynkowy powoduje rozpoczęcie biegu trzyletniego okresu przedawnienia prawa do urlopu. Po jego upływie – zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy – roszczenie wygasa. W praktyce oznacza to, że zaległe dni wolne przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się rościć swoich praw przed sądem w 3-letnim terminie.

Przepisy nie przewidują możliwości ich odzyskania, kumulowania przez kolejne lata, ani przeliczenia na jakąkolwiek formę świadczenia w trakcie trwania zatrudnienia. Wyjątki dotyczą jedynie sytuacji szczególnych, np. siły wyższej lub urlopu wychowawczego. W takich przypadkach termin przedawnienia ulega zawieszeniu, a zatrudniony może skorzystać z urlopu po ustaniu przeszkody, o ile zostanie to odpowiednio udokumentowane.

Wśród wielu osób panuje przekonanie, że niewykorzystany urlop można zamienić na pieniądze. To nieprawda, tak po prostu nie wolno robić, jest to (poza okresem wypowiedzenia) niezgodne z prawem.