Już 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur obejmie niemalże wszystkich polskich przedsiębiorców. To zatem już ostatni dzwonek, aby dostosować firmowe procedury do nowego obowiązku jakim będzie wystawianie faktur za pomocą KSeF. Co trzeba koniecznie zrobić, by płynnie wejść w cyfrową księgowość?
Ustaw naTemat jako preferowane medium w Google1 lutego roku KSeF stał się wymogiem dla największych graczy na rynku, o obrotach powyżej 200 milionów złotych. Mniejsze firmy musiały jednak szybko się dostosować, aby w ogóle móc odbierać nowe, elektroniczne faktury.
Od 1 kwietnia, czyli w od środy, system zacznie oficjalnie funkcjonować dla większości firm w Polsce. Ostatni, zaplanowany na 2027 rok etap, obejmie już tylko mikroprzedsiębiorców z najmniejszą sprzedażą, którzy korzystają z tymczasowego odroczenia.
Co zmienia Krajowy System e-Faktur w firmach?
KSeF to coś więcej niż tylko cyfrowa forma tradycyjnych faktur, ale głęboka wnika w finanse firmy. "KSeF wiąże się ze zmianą nawyków i procesów fakturowania" – podkreśla Marcin Łoboda, wiceminister finansów, szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Eksperci z firmy fillup podają, że jedną z najważniejszych zmian będzie uznanie daty wprowadzenia dokumentu do systemu za oficjalną datę wystawienia faktury. Ma to zakończyć oszustwa polegające np. na wystawianiu dokumentów z datą wsteczną.
"Co istotne, fakturę wystawioną poprawnie w KSeF nasz odbiorca zobaczy niemal natychmiast. Nie musimy jej już dodatkowo wysyłać w żadnej innej formie, ponieważ dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony nabywcy" – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup.
Jednak to broń obosieczna. Przedsiębiorcy i księgowi będą musieli bardzo uważnie wprowadzać dane. Faktury wysłanej w KSeF nie da się usunąć lub wycofać bez wystawienia oficjalnej korekty.
Jak przygotować biznes na obowiązkowe e-faktury?
Zostały ostatnie godziny na testy i wdrożenia, bo jeśli od środy nie będziemy mogli wystawić e-faktury, to sparaliżuje nam bieżącą sprzedaż. Co jest absolutną koniecznością według specjalistów z fillup?
- Uwierzytelnienie w systemie poprzez weryfikację profilami zaufanymi, e-pieczęciami lub kwalifikowanymi podpisami.
- Zarządzanie uprawnieniami, czyli nadanie dostępu pracownikom do wystawiania oraz pobierania dokumentów.
- Dopasowanie oprogramowania oznaczające rezygnację z ręcznych metod na rzecz zautomatyzowanych narzędzi zintegrowanych z KSeF.
- Ustalenie nowego modelu komunikacji z księgowością, w tym wdrażanie zasad obiegu, weryfikacji i akceptacji kosztów.
- Stworzenie procedur awaryjnych, z których firma skorzysta, jeśli rządowe serwery ulegną niespodziewanej awarii.
Zobacz także
'/%3e%3cpath%20class='cls-2'%20d='M212.89,56.37v51.7h-19V56.37H173.83v-16h59.11v16H212.89Z'%20transform='translate(0%200)'/%3e%3c/svg%3e)
Darmowa aplikacja podatnika i państwowe wsparcie
"Bardzo szybko zauważą państwo, że KSeF to prawdziwe ułatwienie dla firm. Aby pomóc przedsiębiorcom przejść przez tę zmianę, za 2026 r. nie będzie kar za błędy w korzystaniu z systemu" – deklaruje wiceminister finansów i szef KAS, Marcin Łoboda.
Przedsiębiorcy nie są pozostawieni całkowicie sami sobie. Ministerstwo Finansów udostępnia w pełni bezpłatne narzędzia. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 pozwala na zarządzanie sprzedażą, szybkie wyszukiwanie oraz pobieranie faktur w dogodnych formatach XML czy PDF.
Resort przygotował też darmową wersję mobilną do wygodnego zarządzania klientami z poziomu smartfona. W razie ewentualnych kłopotów, można zadzwonić na całodobową infolinii KAS, skorzystać z formularza online, a ponadto we wszystkich urzędach działają specjalne stanowiska komputerowe do nauki obsługi KSeF.
Nie przegap żadnej ważnej wiadomości i obserwuj nas w Google News!