Praca zdalna. 3 najczęstsze błędy, jakie popełniamy

Dawid Wojtowicz

31 marca 2020, 17:14

Z dnia na dzień wielu pracodawców stanęło przed tym niemałym wyzwaniem – przestawieniem systemu pracy na model home office. Nawet w firmach, gdzie jest to technicznie możliwe, mogą nadal pojawić się przeszkody, zwłaszcza jeśli prowadzony biznes nigdy wcześniej nie funkcjonował w trybie pracy zdalnej.

Z dnia na dzień wielu pracodawców stanęło przed tym niemałym wyzwaniem – pilną koniecznością przestawienia systemu pracy na model home office. Pomogą w tym komputery Microsoft Surface • Fot. Takeaway / Wikimedia Commons / CC BY-SA 4.0

Nie ma co się oszukiwać, że w 100 proc. da się powielić warunki i nawyki ze stacjonarnego biura w prywatnym mieszkaniu. Zawsze będą jakieś różnice czy niuanse, których nie należy bagatelizować, bo choć mogą wydawać się błahe, to bywają źródłem problemów. Oto najczęstsze błędy przy organizacji pracy zdalnej.

Elastyczność

W pracy zdalnej nie można, a nawet nie warto trzymać się sztywnych zasad obowiązujących w biurze. Pierwsze, co przychodzi na myśl, to oczywiście godziny pracy. Klasyczny model "od 08:00 do 16:00" może sprawdzać się w wielu firmach, ale w warunkach domowych nie zawsze da się utrzymać go w tych ścisłych ramach. Dlaczego tak się dzieje?

Jednym z powodów jest zróżnicowana sytuacja życiowa poszczególnych pracowników. Pierwszy przykład z brzegu to opieka nad małymi dziećmi. Ci, którzy mają pociechy, będą inaczej dzielili pracę zdalną z innymi obowiązkami w domu, niż bezdzietne osoby, które nie muszą poświęcać uwagi przedstawicielom najmłodszego pokolenia.

W organizacji pracy zdalnej należy uwzględnić też różną efektywność pracowników. Jak pokazują badania, nawet rzeczywistość, jaką obserwuje się w biurach, nierzadko udowadnia, że nie każdy musi pracować 8 godzin dziennie, aby skutecznie wywiązywać się ze swoich obowiązków służbowych. Te różnice wydajności praca zdalna tylko dodatkowo wyostrza.

Wszystko więc przemawia za tym, by system pracy zdalnej uczynić bardziej elastycznym. Niech przebywający w domu pracownicy mają zapewnioną większą swobodę w organizacji swojego czasu. Nie wszystkie zadania mają bezwzględny deadline, niektóre można zrobić "po godzinach". W miarę możliwości warto z każdym pracownikiem poruszyć te kwestie.

Cyberbezpieczeństwo

Praca stacjonarna przebiega w kontrolowanych warunkach, przede wszystkim z uwagi na wdrożone procedury cyberbezpieczeństwa (w zakresie dostępu do danych). Niebagatelną rolę w budowaniu tej pewności odgrywa sprzęt służbowy. W firmie pracodawca ma świadomość, na jakich urządzeniach pracują jego podwładni, i ma zaufanie do tych komputerów.

W przypadku pracowników korzystających z laptopów służbowych sprawa jest prosta – wystarczy, że zabiorą je do domów i będą na nich pracować zamiast na własnym prywatnym sprzęcie. Problem pojawia się przy komputerach stacjonarnych. Jeśli fundusze na to pozwalają, okres pracy zdalnej to być może właściwy czas na doposażenie stanowisk pracy z myślą o mobilności.

Wśród bezpiecznych dla biznesu komputerów przenośnych renomą cieszą się urządzenia z rodziny Microsoft Surface.Jako pierwsze na rynku zostały one wyposażone w DFCI. Ten dodatkowy poziom ochrony pozwala zarządzać funkcjami sprzętowymi i programowymi komputerów zdalnie za pośrednictwem działającej w chmurze usługi Intune.

Linia mobilnych urządzeń Microsoft Surface ma wiele atutów dla pracy zdalnej•Microsoft / Materiały prasowe

W przypadku produktów Surface zabezpieczenia obejmują każdą warstwę urządzenia — począwszy od sprzętu, przez oprogramowanie układowe i system operacyjny, aż po narzędzia do zarządzania chmurą w ramach usługi Microsoft 365,która łączy programy biurowe z prostymi w obsłudze funkcjami zarządzania firmowym sprzętem.

Linia mobilnych urządzeń Microsoft Surface ma jeszcze inne atuty w pracy zdalnej niż tylko względy bezpieczeństwa. Dotykowy ekran pomaga w przeglądaniu stron i robieniu notatek, usługa Microsoft Teams umożliwia czatowanie i organizowanie wideokonferencji, a chmura Microsoft Azure pozwala na współdzielenie plików.

Najmłodszym członkiem rodziny Surface jest Pro 7. Komputer jest wyposażony w procesor Intel Core 10. generacji, pamięć RAM do 16 GB i dysk twardy do 1 TB, Ultralekki laptop 2 w 1 pracuje na baterii do 10,5 godziny. Komputer posiada też technologię szybkiego ładowania (80 proc. w 1 h).

Podczas połączeń konferencyjnych głośną i wyraźną transmisję głosu zapewnią wbudowane w Surface Pro podwójne dalekosiężne mikrofony studyjne. O dobrą jakość obrazu zadba natomiast przedni aparat 5.0 megapikseli. Biznesowy komputer korzysta z innowacyjnej podpórki, aby można było wygodnie pisać czy rysować w trybie zarówno laptopa, jak i tabletu.

Najmłodszym członkiem rodziny Surface jest Pro 7, ultralekki laptop 2 w 1•Microsoft / Materiały prasowe

Badania "A Forrester Total Economic Impact Study: Maximizing Your ROI From Microsoft 365 Enterprise With Microsoft Surface", przeprowadzone przez amerykańską firmę analityczną Forrester Research, dowodzą że urządzenia Surface przy dostępie do platformy Microsoft 365 zwiększają tygodniową efektywność pracy użytkowników aż do 5 godzin.

Komunikacja

Gdy wszyscy pracownicy są na miejscu, komunikacja wewnątrz firmy przychodzi zupełnie naturalnie. Można podejść do współpracownika, zagadać na korytarzu czy zwołać zebranie w sali konferencyjnej. W sytuacji, gdy zespół zostaje w domach i pracuje zdalnie, trzeba poszukać innych metod komunikacji.

Oczywiście telefon i poczta elektroniczna jawią się tu jako narzędzia pierwszego wyboru, nie zawsze jednak będą tymi najbardziej skutecznymi, zwłaszcza w zakresie utrwalania informacji w zespole. Warto postawić na dedykowane narzędzie – platformę komunikacji, gdzie będzie można umieszczać komunikaty i prowadzić dyskusje w szerszym gronie.

Często popełnianym błędem w firmach przechodzących na model home office jest rozdrabnianie kanałów komunikacji. W efekcie do pracowników docierają niepełne informacje. W takich warunkach nie da się sprawnie prowadzić np. projektów sprzedażowych czy marketingowych. Najlepszym wyjściem jest jeden system komunikacji, ale o rozbudowanych funkcjach.

Artykuł powstał we współpracy z Microsoft

Zobacz także :