Jak zorganizować pracę firmy w pandemii? Ten darmowy poradnik odpowie na wątpliwości

Monika Przybysz

Optymiści zakładali, że "to się skończy po kilku miesiącach". Rzeczywistość okazała się jednak mniej łaskawa, a pandemia już na zawsze wpłynęła na nasz styl życia i pracy. Jaka jest, będzie lub powinna być nasza nowa biurowa codzienność? I czy w ogóle musi być "biurowa"?! Tego dowiecie się z kompleksowego przewodnika.

Marvin Meyer/Unsplash

"W biurze 2022. Nowa normalność" to poradnik z rekomendacjami dla pracowników, ale głównie dla pracodawców, którzy szukają najlepszego modelu pracy w swojej firmie.
Grupa ekspertów przeanalizowała różne scenariusze dla firm i daje konkretne wskazówki, jak połączyć oczekiwania pracowników i pracodawców.
Wyszczególniono 6 modeli pracy, które w najbliższej przyszłości będą codziennością polskich firm.

W biurze czy w domu?

– Procesy i formy powrotu do pracy stacjonarnej w trakcie trwającej wciąż pandemii to wyzwanie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Wiążą się one ze zmianami w obszarze organizacyjnym i prawnym oraz z koniecznością zagwarantowania podwyższonego bezpieczeństwa w miejscu pracy. Widząc, jak pandemiczna rzeczywistość zmieniła nasze przyzwyczajenia i wymagania dotyczące pracy biurowej, postanowiliśmy zbadać ten temat na wielu poziomach.

I tak powstał poradnik zawierający zestaw wskazówek dla osób zarządzających różnego rodzaju organizacjami, który podpowiada, jak przygotować się do powrotu do biura, jaki model wybrać oraz wskazuje dobre przykłady tego, jak robią to inni – wyjaśnia Agnieszka Jachowicz, Dyrektor Operacyjny Stowarzyszenia Polskiej Izby Nieruchomości Komercyjnych (PINK).

Mat. prasowe

Poradnik "W biurze 2022. Nowa normalność" miał swoją premierę 22 października podczas jubileuszowej edycji Europejskiego Forum Nowych Idei. Ma on wspierać przedsiębiorców w odnalezieniu najlepszego dla ich organizacji modelu pracy w czasie pandemii oraz nowych, wyższych potrzeb i oczekiwań wobec bezpieczeństwa przebywania w większych skupiskach ludzi.

W pierwszych miesiącach pandemii wszyscy musieliśmy na nowo nauczyć się funkcjonować, pogodzić pracę ze szkołą zdalną dzieci, zorganizować przestrzeń mieszkania, by pracować wydajnie i komfortowo. Firmy zaczęły w tym czasie testować modele i możliwości, wsłuchując się w potrzeby pracowników.

Czytaj także: Polacy buntują się przeciwko końcowi pracy zdalnej. "Znowu będą ograniczać naszą wolność"

W poradniku, opracowanym we współpracy z Polityka Insight, przeanalizowano różne scenariusze pracy w najbliższej przyszłości i wyszczególniono sześć idealno-typowych modeli organizacji pracy pod kątem odpowiedniego wykorzystania przestrzeni. Uwzględniono wady i zalety, a także dopasowano je do typów firmy. W poradniku znajduje się również podpowiedź, co jest niezbędne, o co trzeba zadbać, by praca była efektywna.

Te modele to:

stacjonarny – będą go preferowały przede wszystkim firmy działające w stabilnym otoczeniu biznesowym, nastawione na powtarzalne procesy;
hybrydowy/regulowany – sprawdzi się najlepiej w przedsiębiorstwach działających projektowo;
hybrydowy/swobodny – tu każdy pracownik samodzielnie podejmuje decyzje, kiedy i jak często chce pracować z biura, dopasowując model do swoich organizacyjnych możliwości pracy zdalnej, poczucia bezpieczeństwa czy typu osobowości (model ten najlepiej sprawdzi się w małych i średnich firmach o płaskiej strukturze korporacyjnej);

satelitarny – jego kwintesencją jest to, że pracownicy wykonują swoje zadania w małych biurach rozlokowanych blisko miejsca zamieszkania, sprawdzi się jednak najlepiej w dużych firmach, działających na ternie większych aglomeracji miejskich;
agory – firma posiada w nim własną siedzibę, jednak jest ona wyłącznie miejscem spotkań zespołów, organizacji wydarzeń integracyjnych i spotkań z klientami. Model ten dobrze sprawdzi się w firmach, które pracują głównie projektowo, zadania wymagają kreatywnego, nowatorskiego myślenia oraz dużego nakładu na kreację swojego wizerunku;
zdalny – pracownik ma niemal nieograniczoną dowolność w organizowaniu swojej codziennej pracy, zarówno w kontekście wykonywanych zadań, jak i tworzenia własnego stanowiska oraz jego lokalizacji na świecie. Model ten sprawdza się prawie wyłącznie w małych firmach pracujących w trybie zadaniowym, o dużej rotacji kadrowej, bazującej na pracy osób zatrudnionych do konkretnych projektów.

Co jednak wyróżnia poradnik to... konkrety. Opisane działania i porady realnie wpłyną na poprawę standardów i warunków pracy w biurze niezależnie od przyjętego modelu oraz sytuacji pandemicznej w kraju. Natomiast eksperci z kilku obszarów: zdrowia psychicznego, medycyny pracy, projektowania wnętrz, trendów i prawa pracy przeanalizowali to, jak pandemia wpłynęła na życie pracowników i ich rodzin, firm i korporacji oraz jakie doświadczenia na kolejne lata można wyciągnąć z długiego okresu pracy zdalnej w czasie pandemii.

Nie ma powrotu, nadciąga nowe

Po kilku miesiącach pandemii pracodawcy i pracownicy uświadomili sobie, że nie da się już wrócić do tego, co było. Nie ma jednak w tym nic złego. Świat się zmienia, a wraz z nim ewoluuje rynek pracy.

– Fuzja funkcji budynków już się rozpoczęła i trwa (...) Możemy spodziewać się, że w strategiach życia biurowego najbliższych lat właśnie innowacje w modelach pośrednich będą polem najciekawszych rozwiązań, stąd prognozy, że czeka nas już nie jeden dominujący ustrój biurowy, lecz wiele – ocenia Kacper Nosarzewski, partner w firmie foresightowej 4CF, członek zarządu Polskiego Towarzystwa Studiów nad Przyszłością.

Zmiana modelu pracy i elastyczność w tym zakresie są bardzo istotne dla pracodawców. Pracownicy są coraz bardziej świadomi i chętni, żeby mieć wybór, alternatywę, móc łączyć pracę ze swoimi innymi obowiązkami. Bez wątpienia otwarcie się na te nowe potrzeby jest i będzie magnesem dla potencjalnych pracowników.

– Moim zdaniem praca w biurze traktowanym jako przyjazna i kreatywna przestrzeń może wzmacniać wewnętrzną motywację, potrzebę rozwoju oraz wspierać budowanie dobrostanu. Wówczas staje się ona alternatywą dla pracy zdalnej, a wręcz jej wzbogaceniem o inne doznania. Obecność w biurze przygotowanym z większą dbałością i ważnością daje różnorodne możliwości trybu pracy, stymulując kreatywność i innowacyjność.

Elastyczne operowanie przestrzenią, możliwość personalizacji i dopasowywania tego, co dookoła do konkretnych projektów realizowanych przez firmę może pozwolić na stworzenie miejsca, do którego pracownik chce przychodzić – wyjaśnia Dorota Minta, psycholog, psychoterapeutka.

Może cię zainteresować także: 5 złotych rad dla pracujących z domu. Żeby home office nie zamieniło się w koszmar

Należy również przygotować się, że każda zmiana systemu pracy wymaga zgody pracownika. – Aktualne, bardzo elastyczne przepisy, z istoty swej o ograniczonym czasie obowiązywania, dają niepowtarzalną możliwość sprawdzenia różnych rozwiązań w tym zakresie i to bez konieczności dokonywania zmian warunków umów o pracę. Jak skłonić pracownika do pracy zdalnej, jak go przekonać do powrotu do pracy stacjonarnej? Na te pytania już musimy szukać odpowiedzi. Ustawodawca nie da nam takiego luzu decyzyjnego, jaki mamy dzisiaj – podkreśla Grzegorz Orłowski, Radca Prawny w Orłowski-Patulski-Walczak.

Na co musi zwrócić uwagę pracodawca?

Paradoksalnie nie jest również tak, że po pracy całkowicie zdalnej wszyscy "zakochali" się w tym modelu i chcą go kontynuować. Warto dodać, że pandemia uwypukliła kolejne problemy i zwróciła uwagę na tematy, na które nie zwracaliśmy do tej pory uwagi, m.in. jak ważna jest przestrzeń, w której pracujemy, dopasowane biurko i wygodny fotel. Wzmogło to pracowniczą czujność i chęć poprawienia swojego komfortu, dlatego jest to kolejne wyzwanie dla pracodawców.

– Firmy nie są identyczne, dlatego rekomenduję, aby nie oglądać się przesadnie na innych, a przede wszystkim uważnie przyjrzeć się sobie i własnej organizacji. W przypadku większych organizacji, preferencje różnych cząstek firmy rozrzucone będą po całej osi – od pracy zdalnej, przez wszelkie formy hybrydy, aż do pełnego powrotu do biur. Dobra wiadomość jest taka, że w przypadku designu to się w ogóle nie wyklucza. Design powinien być jak skóra – niewyczuwalnie skleić się z nową formą organizacji i sprawić, że nowy sposób funkcjonowania firmy będzie miał w nim swoje naturalne miejsce – tłumaczy Katarzyna Miastkowska, architekt, projektantka nowoczesnych wnętrz biurowych.

W tym przypadku należy wziąć pod uwagę bardzo ważny wyznacznik – standardy bezpieczeństwa – większe odstępy pomiędzy biurkami, wydzielone dodatkowe powierzchnie dla grup pracujących w systemie rotacyjnym czy wprowadzić rozwiązania bezdotykowe w ciągach komunikacyjnych.

– To wszystko, mając w perspektywie przedłużającą się pandemię, czy sezonowo występujące okresy nasilonego zachorowania na choroby wirusowe, np. grypy, może w istotny sposób zmniejszać ryzyko rozpowszechniania się wszelkich infekcji, co w połączeniu z większym komfortem pracy i życia pracownika oraz zapewnieniem ciągłości pracy wydaje się być znakomitym rozwiązaniem – komentują prof. dr hab. Jolanta Walusiak-Skorupa i prof. dr hab. Marta Wiszniewska z Instytutu Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera.

Poradnik zawierający zestaw zaleceń dla pracowników i pracodawców oraz szereg
rekomendacji, jak pomóc firmom w sprawnym powrocie z pracy w domu do biura, znajdziecie pod linkiem: wbiurze2022.pl.

***
Stowarzyszenie Polskiej Izby Nieruchomości Komercyjnych PINK to grupa reprezentująca deweloperów, inwestorów, usługodawców sektora nieruchomości komercyjnych w środowisku gospodarczym, politycznym i społecznym. Stowarzyszenie chce mieć wpływ na działania legislacyjne, które dotyczą jego członków. Współpracując z innymi organizacjami, chce promować dobre standardy działania rynku nieruchomości komercyjnych poprzez stworzenie swoim członkom platformy wymiany wiedzy, kontaktów i możliwości biznesowych.

Artykuł powstał we współpracy z PINK.

Zobacz także :