1 listopada to ważna data dla przedsiębiorców. Wszyscy będą musieli to mieć

Ostatnio piszemy o wielu "rewolucjach" (np. w prawie budowlanym), ale ta jest jedną z największych. KSeF wywróci do góry nogami księgowość w każdej firmie. Dlatego tak istotne jest, aby nie zostawiać wszystkiego na ostatnią chwilę. Przegapienie terminów może utrudnić prowadzenie biznesu w przyszłym roku.

Krajowy System e-Faktur to centralna, państwowa platforma, przez którą będą przechodzić wszystkie faktury w Polsce. Nie trzeba będzie już wysyłać PDF-ów mailem czy wystawiać "kwitów" na papierze. Każda faktura będzie musiała trafić do KSeF, gdzie otrzyma specjalny numer identyfikujący.

Dopiero wtedy zostanie uznana za oficjalnie wystawioną i dostarczoną. System ten służy do wystawiania, otrzymywania, przesyłania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych (tzw. schemy). Co to oznacza w praktyce?

Pierwszy ważny etap dla firm zacznie się 1 listopada. Od tego dnia przedsiębiorcy będą mogli (a wręcz powinni, bo wkrótce będzie to obowiązkowe) zacząć występować o specjalne certyfikaty KSeF.

To jeden z najważniejszych elementów całego systemu, bo zapewni bezpieczeństwo i ciągłość fakturowania. Można wystąpić o niego za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).

Do czego służą te certyfikaty? Będą miały dwa główne zadania. Po pierwsze, posłużą do uwierzytelnienia się w systemie KSeF, czyli do bezpiecznego logowania (Certyfikat typu 1).

Po drugie będą niezbędne do wystawiania faktur w trybach awaryjnych (Certyfikat typu 2). Jeśli KSeF będzie miał przerwę serwisową, internet w firmie przestanie działać lub wystąpi jakaś awaria, to właśnie ten certyfikat pozwoli wystawić fakturę w trybie "offline".

1 listopada to dopiero początek, bo już dwa dni później, 3 listopada 2025 r., Ministerstwo Finansów udostępni testową wersję Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Będzie to darmowe narzędzie, które pozwoli każdemu "przeklikać się" przez nowy system, wysłać testowe faktury i oswoić się z nowymi obowiązkami, zanim wejdą one w życie.

Jak wygląda dalszy harmonogram KSeF? O ile nic się nie zmieni, najważniejsze daty dla przedsiębiorców to:

Jak widać, to przełomowa zmiana w polskiej gospodarce, dlatego jest wprowadzana etapami. Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia techniczna, ale wyzwanie organizacyjne. Wymaga przejrzenia i dostosowania wewnętrznych procesów w firmie oraz przeszkolenia pracowników, by wiedzieli, jak system wpłynie na codzienną pracę.

Z tego powodu rok 2026 będzie jeszcze w dużej mierze przejściowy, co widać choćby po czasowym wyłączeniu dla najmniejszych firm. Jednak już od 2027 r. taryfa ulgowa się skończy i przedsiębiorcy, którzy się nie przestawią, będą mogli być ukarani.