Reklama.
Reklama.
Reklama.
Korzystasz w pracy z Office 365? Dzięki tym trikom twoje życie stanie się prostsze!
13 czerwca 2015, 21:23·10 minut czytania
Publikacja artykułu: 13 czerwca 2015, 21:23Niedziela to dla wielu dzień odpoczynku po ciężkim tygodniu i chwila na regenerację przed poniedziałkiem. Ale biznes, tak jak pieniądz, nigdy nie śpi - dlatego przygotowaliśmy listę prostych porad i trików, byś w wolnym czasie mógł dowiedzieć się, jak zwiększać swoją efektywność podczas korzystania z pakietu Office 365. Praca w chmurze jeszcze nigdy nie była tak odprężająca!
Reklama.
Od kiedy pakiet Office 365 udostępniony został w trybie subskrypcji abonamentowej przez home.pl, wielu przedsiębiorców odetchnęło z ulgą. Praca w chmurze o pojemności 1 terabajta, do której uzyskujemy dostęp po zakupie licencji (a do tego wygodne korzystanie z niej na 5 urządzeniach!) znacznie ułatwia koordynację biura.
Dziś umiejętność obsługi najpopularniejszego oprogramowania do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, notatek, dokumentów, prezentacji czy obsługi poczty, jest wśród pracowników praktycznie standardem. Jeśli twoje biuro pracuje w Office, poniższa lista prostych trików sprawi, że - w skali miesiąca czy roku - zaoszczędzić można naprawdę sporo czasu.
Outlook
Klient poczty, dostępny w ramach pakietu Office 365, to ogromne udogodnienie zwłaszcza dla osób, które obsługują kilka skrzynek mailowych równocześnie. Dzięki temu nie tylko mamy do wszystkich dostęp w jednym miejscu, ale także możemy z nich wygodnie korzystać z urządzeń mobilnych.
1. Skróty klawiaturowe
Opanuj je. Pod tym linkiem znajdziesz poręczną listę do wydrukowania, na której znajdują się wszystkie najważniejsze skróty; możesz także własnoręcznie wyróżnić te najczęściej używane. Będą do nich należeć z pewnością te niżej wymienione:
Opanuj je. Pod tym linkiem znajdziesz poręczną listę do wydrukowania, na której znajdują się wszystkie najważniejsze skróty; możesz także własnoręcznie wyróżnić te najczęściej używane. Będą do nich należeć z pewnością te niżej wymienione:
Ctrl+Shift+M: Utwórz maila
Ctrl+R: Odpowiedz na maila
Alt+R: Odpowiedz wszystkim albo przełącz się do dziennego widoku kalendarza
Alt+W: Przekaż maila dalej albo przełącz do tygodniowego widoku kalendarza
Alt+S: Wyślij maila
Ctrl+G: Otwórz aplet "Idź do daty", by zobaczyć dowolny dzień w kalendarzu
Ctrl+R: Odpowiedz na maila
Alt+R: Odpowiedz wszystkim albo przełącz się do dziennego widoku kalendarza
Alt+W: Przekaż maila dalej albo przełącz do tygodniowego widoku kalendarza
Alt+S: Wyślij maila
Ctrl+G: Otwórz aplet "Idź do daty", by zobaczyć dowolny dzień w kalendarzu
2. Oczyszczanie maila
Czasami chcemy - zwłaszcza przy przekazywaniu maila dalej - usunąć cytowanie poprzednich wiadomości. Zamiast za każdym razem robić to ręcznie i kalibrować tak, by nie skasować własnej treści, możemy wybrać polecenie Oczyść i dalej: Oczyścić konwersację. Pozostałe opcje służą do kasowania niepotrzebnych wątków (Oczyść folder albo Oczyść folder i podfoldery), polegające na usuwaniu tych maili, które nie spełniają określonych w opcjach reguł (nie są nieprzeczytane czy oznaczone flagą).
Czasami chcemy - zwłaszcza przy przekazywaniu maila dalej - usunąć cytowanie poprzednich wiadomości. Zamiast za każdym razem robić to ręcznie i kalibrować tak, by nie skasować własnej treści, możemy wybrać polecenie Oczyść i dalej: Oczyścić konwersację. Pozostałe opcje służą do kasowania niepotrzebnych wątków (Oczyść folder albo Oczyść folder i podfoldery), polegające na usuwaniu tych maili, które nie spełniają określonych w opcjach reguł (nie są nieprzeczytane czy oznaczone flagą).
3. Szablon wiadomości
Każdego dnia otrzymujesz wiadomości od klientów, na które musisz odpowiadać w podobny sposób? Otrzymujesz zapytania, ale bez specyfikacji, która uniemożliwia dokonanie wyceny i wielokrotnie musisz przedstawić się, napisać, czego potrzebujesz, podsumować maila i odesłać... Męczące i marnujące mnóstwo czasu. Ale jest na to rozwiązanie - szablon.
By go stworzyć, w menu Plik wskaż polecenie Nowy, a następnie: Nowa wiadomość (pamiętaj, że możesz to zrobić szybciej, korzystając z kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+M). Wprowadź treść, a w oknie wiadomości kliknij Plik i polecenie Zapisz jako. Później wystarczy już tylko, na liście Zapisz jako typ zdecydować się na pozycję Szablon programu Outlook i voila!
Gdy nadejdzie czas na wykorzystanie szablonu, w menu Narzędzia wybierz Formularze, a następnie kliknij polecenie Wybierz formularz. W polu Szukaj znajdź Szablony użytkownika w systemie plików i kliknij ten, który cię interesuje.
Excel
Przez wielu niesłusznie demonizowany, Excel posiada ogromne możliwości - nie tylko pozwala na tworzenie rozbudowanych skoroszytów, ale także oferuje szereg udogodnień, dzięki którym praca w tym programie będzie... przyjemniejsza.
1. Import danych
Dzięki opcjom znajdującym się w zakładce Dane możemy bezpośrednio importować dane z plików programu Access, sieci, plików tekstowych albo innych źródeł:
Dzięki opcjom znajdującym się w zakładce Dane możemy bezpośrednio importować dane z plików programu Access, sieci, plików tekstowych albo innych źródeł:
2. Kopiowanie formuły/wartości
Jeśli wydawało ci się, że za każdym razem, by skopiować daną formułę do kolejnych, niżej położonych komórek, musisz przytrzymać i przeciągnąć myszką w dół - myliłeś się. Teraz wystarczy, że dwukrotnie klikniesz w ten mały punkcik (zaznaczony poniżej strzałką), a formuła samoczynnie "spadnie" do kolejnych komórek.
Jeśli wydawało ci się, że za każdym razem, by skopiować daną formułę do kolejnych, niżej położonych komórek, musisz przytrzymać i przeciągnąć myszką w dół - myliłeś się. Teraz wystarczy, że dwukrotnie klikniesz w ten mały punkcik (zaznaczony poniżej strzałką), a formuła samoczynnie "spadnie" do kolejnych komórek.
3. Zmiana z rzędów na kolumny
Jeśli zależy ci na wyraźniejszym podziale wprowadzonych danych albo po prostu chcesz zaoszczędzić miejsce na dokumencie, który będziesz drukował, możesz "obrócić" treść z kolumn na wiersze i odwrotnie. Oczywiście, przepisywanie ręcznie zajmie zawsze za dużo czasu, dlatego możesz to w prosty sposób zrobić, korzystając z funkcji Transpozycja.
Jeśli zależy ci na wyraźniejszym podziale wprowadzonych danych albo po prostu chcesz zaoszczędzić miejsce na dokumencie, który będziesz drukował, możesz "obrócić" treść z kolumn na wiersze i odwrotnie. Oczywiście, przepisywanie ręcznie zajmie zawsze za dużo czasu, dlatego możesz to w prosty sposób zrobić, korzystając z funkcji Transpozycja.
Zaznacz tabelę i skopiuj jej treść (Ctrl+C), następnie wybierz prawym przyciskiem wolną komórkę i z opcji wklejania, wybierz polecenie Transpozycja.
Word
Word to prawdopodobnie najczęściej wykorzystywane narzędzie z pakietu Office - zapewne dlatego, że jest najbardziej uniwersalny. Posiada także wiele prostych trików, które zwiększą Twoją efektywność w pracy nad dokumentami!
1. Porównywanie dokumentów
Jeśli dysponujesz dwoma, zbliżonymi do siebie plikami i chcesz wychwycić różnice, nie musisz czytać obydwu dokumentów! Funkcja Porównaj pozwala na uproszczenie tego procesu.
Jeśli dysponujesz dwoma, zbliżonymi do siebie plikami i chcesz wychwycić różnice, nie musisz czytać obydwu dokumentów! Funkcja Porównaj pozwala na uproszczenie tego procesu.
Można także połączyć dwa podobne dokumenty, w wyniku czego otrzymamy jeden dokument z kompletną treścią.
Aby to zrobić, kliknij Recenzja, a z rozwijanego menu wybierz Porównaj albo Połącz.
2. Wklejanie bez formatowania
Kopiowanie z różnych źródeł z zachowaniem formatowania może być bardzo przydatne, ale jeśli zbierasz informacje z różnych źródeł do jednego dokumentu, możesz stracić mnóstwo czasu, sprawiając, by cały plik był jednakowo sformatowany. Jest na to prosta rada!
Kopiowanie z różnych źródeł z zachowaniem formatowania może być bardzo przydatne, ale jeśli zbierasz informacje z różnych źródeł do jednego dokumentu, możesz stracić mnóstwo czasu, sprawiając, by cały plik był jednakowo sformatowany. Jest na to prosta rada!
Kiedy kopiujesz cokolwiek z internetu czy innych dokumentów, możesz wybrać w małym okienku, które pokaże się w prawym dolnym rogu przy wklejonym tekście, czy chcesz zachować formatowanie oryginalne, czy też wkleić Tylko tekst. Jeśli wybierzesz ostatnią opcję, otrzymasz tekst w natywnym formatowaniu.
3. Zaznaczanie kształtem
Możesz tekst zaznaczać selektywnie określonej wielkości polem - wystarczy, że przed wyborem zaznaczenia, przytrzymasz przycisk ALT. Możesz wtedy zastosować wybrane formatowanie tylko na danym obszarze:
Możesz tekst zaznaczać selektywnie określonej wielkości polem - wystarczy, że przed wyborem zaznaczenia, przytrzymasz przycisk ALT. Możesz wtedy zastosować wybrane formatowanie tylko na danym obszarze:
4. Rozszerzone wycinanie tekstu
Pewnie nieraz spotykałeś się z problemem "za małego" przybornika - wycinając fragment tekstu poprzez kombinację klawiszy Ctrl+X, utrzymujesz go w pamięci do czasu, aż nie wykonasz ponownie tej operacji na innym kawałku tekstu.
Jest jednak prosty sposób na to, by kopiować teksty, nawet z różnych źródeł, a następnie wklejać je w jednym miejscu. Wystarczy zaznaczyć dany fragment i wcisnąć kombinację klawiszy: Ctrl+F3. Następnie przenosimy się w miejsce, gdzie chcemy "upuścić" wycięte teksty i wciskamy: Ctrl+F3+Shift.
5. Zapomnij o Ctrl+X!
A skoro przy wycinaniu jesteśmy... zamiast robić to klasyczną kombinacją, podaną powyżej, albo jeszcze bardziej na około, zaznaczając tekst i klikając prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierając odpowiednią opcję, wystarczy, że mając dany fragment zaznaczony, wciśniemy F2, przeniesiemy kursor w miejsce, gdzie chcemy przenieść tekst i wciśniemy Enter!
A skoro przy wycinaniu jesteśmy... zamiast robić to klasyczną kombinacją, podaną powyżej, albo jeszcze bardziej na około, zaznaczając tekst i klikając prawym przyciskiem myszy, a następnie wybierając odpowiednią opcję, wystarczy, że mając dany fragment zaznaczony, wciśniemy F2, przeniesiemy kursor w miejsce, gdzie chcemy przenieść tekst i wciśniemy Enter!
Power Point
Z tym narzędziem do czynienia miał pewnie każdy, kto kiedykolwiek musiał zaprezentować klientowi swoją ofertę albo przedstawić sposób działania produktu.
1. Steruj koncentracją
Prezentacja ma tylko jedno, proste zadanie - ma wesprzeć twój przekaz i pomóc wyrazić to, co chcesz przekazać swojej widowni (choćby jednoosobowej). Kiedy podczas przemówienia, chcesz mieć pewność, że wszyscy cię słuchają, nie dekoncentrując się świetnym wyglądem twojej prezentacji i próbując rozczytać zawarte w niej informacje, wciśnij na klawiaturze B albo W, by sprawić, że obraz stanie się zupełnie czarny albo biały. Kiedy będziesz chciał wrócić z powrotem do slajdów, kliknij jakikolwiek przycisk.
Prezentacja ma tylko jedno, proste zadanie - ma wesprzeć twój przekaz i pomóc wyrazić to, co chcesz przekazać swojej widowni (choćby jednoosobowej). Kiedy podczas przemówienia, chcesz mieć pewność, że wszyscy cię słuchają, nie dekoncentrując się świetnym wyglądem twojej prezentacji i próbując rozczytać zawarte w niej informacje, wciśnij na klawiaturze B albo W, by sprawić, że obraz stanie się zupełnie czarny albo biały. Kiedy będziesz chciał wrócić z powrotem do slajdów, kliknij jakikolwiek przycisk.
2. Najważniejsze zasady tworzenia prezentacji
Słynny amerykański przedsiębiorca Seth Godin wyraźnie przestrzega przed tworzeniem slajdów, które zawierają więcej niż 6 słów. O ile nie zawsze jest to możliwe, należy starać się oscylować wokół tej liczby - nie warto tracić czasu na wstawianie większej ilości materiału, ponieważ praktyka pokazuje, że koncentracja odbiorcy/odbiorców jest ograniczona, najlepiej przyswajania się krótkie i treściwe komunikaty.
Słynny amerykański przedsiębiorca Seth Godin wyraźnie przestrzega przed tworzeniem slajdów, które zawierają więcej niż 6 słów. O ile nie zawsze jest to możliwe, należy starać się oscylować wokół tej liczby - nie warto tracić czasu na wstawianie większej ilości materiału, ponieważ praktyka pokazuje, że koncentracja odbiorcy/odbiorców jest ograniczona, najlepiej przyswajania się krótkie i treściwe komunikaty.
3. Formatowanie skrótami
Zamiast wyrównywać wielkość liter ręcznie, możesz zrobić to za jednym razem, zaznaczając dany tekst i wciskając kombinację: Shift+F3. Za każdym razem, gdy naciśniesz F3 (cały czas przytrzymując Shift), tekst będzie zmieniał się na w całości napisany wielkimi literami, małymi literami albo w taki sposób, że wielkie pozostaną tylko pierwsze litery.
Zamiast wyrównywać wielkość liter ręcznie, możesz zrobić to za jednym razem, zaznaczając dany tekst i wciskając kombinację: Shift+F3. Za każdym razem, gdy naciśniesz F3 (cały czas przytrzymując Shift), tekst będzie zmieniał się na w całości napisany wielkimi literami, małymi literami albo w taki sposób, że wielkie pozostaną tylko pierwsze litery.
Z kolei, jeśli chcesz zduplikować obrazki, wystarczy, że wybierzesz dany obraz i przytrzymasz Ctrl+Alt, a następnie przeciągniesz kopię w dowolne miejsce. Jeśli do tego wykorzystasz kombinację: Ctrl+Alt+Shft, możesz sprawić, że wszystkie duplikaty zostaną identycznie wyrównane - tak, jak pierwotny plik.
OneNote
Chyba najbardziej nieznany - i przez to niedoceniany - z produktów oferowanych w pakiecie Office 365. Warto z tym niewielkim programem do robienia szybkich notatek zapoznać się jak najlepiej, bo gdy raz z niego skorzystamy, trudno nam będzie wyobrazić sobie życie bez niego!
Choć produkt rozwijany jest od blisko dekady, w najnowszej odsłonie jest niezwykle użyteczny zwłaszcza w wersji mobilnej, w której tworzone notatki są synchronizowane z chmurą i łatwo dostępne z różnych urządzeń. Jego największą zaletą jest sposób organizacji notatek, przypominający... segregator. Warto spróbować się z nim zaznajomić, a takie drobiazgi jak automatyczny zapis po każdej wprowadzonej zmianie czy łatwe formatowanie tekstu z pewnością przypadną do gustu.
1. Szybkie notatki
OneNote czyni cuda głównie dzięki dwóm skrótom klawiszowym, pomagającym szybko robić notatki. Wystarczy, że wywołamy program kombinacją klawiszy: Win+N, by otworzyć "quick note". Możemy także skorzystać z natychmiastowego zrzutu ekranu poprzez kombinację Win+Shift+S, który zostanie automatycznie zapisany w OneNote.
OneNote czyni cuda głównie dzięki dwóm skrótom klawiszowym, pomagającym szybko robić notatki. Wystarczy, że wywołamy program kombinacją klawiszy: Win+N, by otworzyć "quick note". Możemy także skorzystać z natychmiastowego zrzutu ekranu poprzez kombinację Win+Shift+S, który zostanie automatycznie zapisany w OneNote.
2. Wyślij do OneNote
Za pomocą narzędzia Wyślij do programu OneNote możesz łatwiej niż kiedykolwiek importować do notatek dowolne informacje z innych programów i plików.
Za pomocą narzędzia Wyślij do programu OneNote możesz łatwiej niż kiedykolwiek importować do notatek dowolne informacje z innych programów i plików.
Aby skorzystać z tej funkcji, po uruchomieniu programu w dowolnym momencie przytrzymaj klawisz Windows i naciśnij N.
Za pomocą dostępnych przycisków możesz utworzyć wycinek ekranu, zaimportować cały dokument, stronę internetową lub też utworzyć szybką notatkę. I to wszystko jest możliwe bez przełączania się między aplikacjami!
3. Integracja z Outlookiem
Jedną z najwygodniejszych funkcji OneNote jest możliwość integracji go z innymi programami z pakietu Office 365. O ile trików na ciekawe wykorzystanie tej opcji jest nieskończenie wiele, najwygodniejsze dotyczą współpracy z Outlookiem.
Jedną z najwygodniejszych funkcji OneNote jest możliwość integracji go z innymi programami z pakietu Office 365. O ile trików na ciekawe wykorzystanie tej opcji jest nieskończenie wiele, najwygodniejsze dotyczą współpracy z Outlookiem.
Na czym polega trik? Otóż, jeśli podczas robienia notatki, na końcu dowolnej linijki dodamy flagę, automatycznie zamieni się ona w zadanie (task) w Outlooku!
4. Zmiana tła
Choć dla użytkowników laptopów funkcja ta może nie być aż tak przydatna, w chwili, gdy chcemy napisać lub narysować coś na tablecie czy telefonie (tak, OneNote pozwala na to), możemy szybko zmienić tło na podzielone w kratkę lub linie, dzięki temu bardziej precyzyjnie i czytelniej możemy zrobić notatkę.
By to zrobić, wystarczy wybrać zakładkę Widok, a następnie - ikonę z liniami. Gotowe!
Partnerem cyklu "Akademia e-biznesu" jest home.pl
Zobacz także artykuły z cyklu "Akademia e-biznesu"
Reklama.
Więcej:
Biznes