5 pułapek ukrytych w KSeF. Od 1 kwietnia przedsiębiorca musi być jak saper

KSeF już działa dla niemal wszystkich firm. Na jakie błędy mogą natrafić? Fot. Dominik_Spalek / Shutterstock 
Od 1 kwietnia Krajowy System e-Faktur przestaje obowiązywać największych graczy, a staje się codziennością dla niemal każdego przedsiębiorcy w Polsce. To nie tylko pożegnanie z papierowymi fakturami, ale całkowite przemodelowanie sposobu, w jaki myślimy o dokumentowaniu kupna i sprzedaży. Na jakie błędy trzeba uważać?
Ustaw naTemat jako preferowane medium w Google
REKLAMA 
Centralny system faktur ustrukturyzowanych to największa zmiana w polskim systemie podatkowym od lat. Od dziś każda firma, poza najmniejszymi mikroprzedsiębiorcami, ma obowiązek nadawania dokumentom cyfrowej formy pliku XML zgodnego ze strukturą FA(3). Tylko taka faktura jest od dziś ważna. To koniec ery skanów wysyłanych mailem.
Pułapki systemu KSeF. Na co musisz uważać?
Przejście na nowy model to prawdziwe wyzwanie dla każdej firmy, które też obnaża słabe punkty dotychczasowego obiegu dokumentów (np. brak transparentności) i uniemożliwia wystawiania faktur z datą wsteczną. Początki cyfrowej rzeczywistości jednak będą trudne.
REKLAMA 
Jak zauważają eksperci z fillup oraz Piotr Juszczyk z inFaktu na łamach "Faktu", przedsiębiorcy muszą się przyzwyczaić do nowej rzeczywistości i przemodelować obieg dokumentów w firmie. Jakie problemy mogą napotkać na początku?
Dwie daty na jednej fakturze – pojawia się to przy wysyłce z opóźnieniem (tryb offline, o którym za chwilę). "W efekcie jedna faktura ma dwie daty, jedną na dokumencie i drugą przesłania w numerze KSeF" – wyjaśnia Piotr Juszczyk z inFaktu. To może komplikować rozliczenia VAT.
Brak możliwości "cofnięcia" faktury – faktura w KSeF jest widoczna u odbiorcy niemal natychmiast. To jednak miecz obosieczny. Eksperci z fillup zauważają, że przez to faktury wysłanej w KSeF nie da się usunąć lub wycofać bez wystawienia korekty.
Faktura wystawiona to faktura doręczona –  "Nie musimy jej już dodatkowo wysyłać w żadnej innej formie, ponieważ dokument wprowadzony do systemu uznaje się za doręczony nabywcy" – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup. Może to jednak powodować np. spory o terminy płatności i odsteki.
Nie ma powiadomień o nowej fakturze – system nie wyśle e-maila o wystawieniu nowego "papieru". Bez regularnego zaglądania do aplikacji łatwo przeoczyć ważne dokumenty. Dlatego firmy muszą pilnować tego aspektu i wprowadzić zupełnie nowe procedury kontroli i komunikacji z księgowością.
Problem z uprawnieniami – ekspert "Faktu" zauważa, że wielu szefów wciąż nie nadało dostępów swoim księgowym lub biurom rachunkom. Bez odpowiednich uprawnień nie będą mogli pobierać i wystawiać faktur. Tym samym sprzedaż w firmie może być przyblokowana.
REKLAMA 
Zobacz także
Nowe zasady wysyłania wezwań do zapłaty. ZUS przypomni się szybciej
KSeF obowiązkiem od 1 kwietnia. Masz do zrobienia 5 absolutnie koniecznych rzeczy
Nowe podwyżki w blokach przez KSeF. Mieszkańcy mogą się nie pozbierać
Pomyłka  w KSeF sparaliżuje firmę. Nie będziesz mógł normalnie pracować
Oszczędny jak Polka. Co trzecia kobieta biznesu ma odłożone pieniądze na pół roku życia
Nowe oszustwo w KSeF. Wysyłają faktury-widma, które trudno wykryć
Nie pomyl certyfikatu. To jedno z największych zagrożeń
Wiele osób traktuje certyfikaty w KSeF jako nudną formalność, a tymczasem wybór niewłaściwego typu pliku może dosłownie sparaliżować sprzedaż w twojej firmie. Czym się różnią?
Certyfikat do uwierzytelnienia – służy głównie do bezpiecznego logowania się do systemu w rozwiązaniach komercyjnych. "Wbrew częstym pomyłkom, nie jest on narzędziem do podpisywania faktur ani rozwiązaniem awaryjnym" – tłumaczą specjaliści z fillup k24.
Certyfikat do trybu offline – jest niezbędny do oznaczania faktur kodem QR w sytuacjach kryzysowych, gdy serwery rządowe padną lub ty stracisz dostęp do sieci. "Brak certyfikatu trybu offline może więc oznaczać pozbawienie możliwości prawidłowego wystawienia dokumentu w sytuacji kryzysowej" – dodaje Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24.
REKLAMA 
Co robić, gdy system powie "nie"? W 2026 nie będzie kar za błędy
Rok 2026 to okres przejściowy. Ministerstwo Finansów zadeklarowało, że na razie nie będzie nakładać kar za pomyłki. W razie problemów technicznych masz do dyspozycji kilka trybów: 
offline24 – można wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale trzeba ją dosłać najpóźniej następnego dnia.
offline - jest wtedy, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe), ale dokument trzeba wystawić maksymalnie następnego dnia.
tryb awaryjny – masz 7 dni na uzupełnienie bazy po usunięciu usterki w KSeF.
awaria całkowita – faktury można wystawiać całkowicie poza systemem, gdy KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Nie trzeba ich potem dosyłać.
Do KSeF zalogujesz się m.in. przez aplikację mObywatel lub Profil Zaufany na stronie ksef.podatki.gov.pl. Jeśli prowadzisz mikrofirmę i twoja miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto, masz czas na obowiązkowe wdrożenie systemu aż do 1 stycznia 2027 roku. Chyba że w którymś miesiącu przekroczysz ten limit. Wtedy od tej konkretnej faktury stajesz się pełnoprawnym użytkownikiem KSeF.