Jedziemy na urlop i... stresujemy się, że nie pracujemy. "To schizofrenia odpoczynku"

Aleksandra Tchórzewska: Coraz więcej osób, nawet podczas urlopu, pozostaje w kontakcie z pracą. Jak zorganizować wyjazd, żeby obowiązki zawodowe nie zdominowały czasu przeznaczonego na odpoczynek?

Prof. Małgorzata Dobrowolska, psycholog biznesu: Przede wszystkim warto zadbać o to, by podczas naszej nieobecności firma mogła funkcjonować bez zakłóceń. Jeszcze przed wyjazdem dobrze jest przekazać obowiązki, wskazać osoby kontaktowe i zamknąć najważniejsze sprawy. W zdrowej organizacji to naturalny mechanizm – dziś ktoś zastępuje nas, a na jego urlopie my robimy to samo. Warto również ustawić autoresponder i poinformować klientów oraz współpracowników, do kogo mogą zwracać się podczas naszej nieobecności.

Pomaga dążenie do zasady "czystego biurka", ale z uwzględnieniem tzw. zdrowego rozsądku – bo doba nie jest z gumy i się nie rozciągnie na więcej niż 24 godziny. Im mniej otwartych tematów zostawimy przed wyjazdem, tym mniejsze ryzyko, że urlop będą przerywać telefony czy maile.

Są jednak zawody, w których całkowite odcięcie się od pracy nie zawsze jest możliwe. Jeśli obowiązują nas ustawowe terminy lub inne zadania, których nie da się przełożyć, warto wyznaczyć sobie konkretny blok pracy – na przykład dwie lub trzy godziny dziennie – a po jego zakończeniu wrócić do odpoczynku. Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawanie przez cały dzień "trochę w pracy, trochę na urlopie", bo to taka "schizofrenia odpoczynku".

Tak jak podczas workation, kiedy mamy możliwość pracy z każdego zakątka świata. To rzeczywiście benefit, czy raczej kolejny przejaw kultury ciągłej dostępności?

To zależy od tego, czy praca podczas urlopu jest świadomym wyborem i czy mamy nad nią kontrolę. Jeśli sami decydujemy, kiedy i ile pracujemy, sytuacja wygląda inaczej. Problem pojawia się wtedy, gdy nie potrafimy odłożyć obowiązków, choć nic obiektywnie nas do tego nie zmusza.

Jeżeli charakter naszej pracy pozwala całkowicie się odłączyć, warto z tego korzystać. Człowiek naprawdę potrzebuje pełnej regeneracji. Lubię porównywać psychikę do mięśnia – wzmacnia się nie tylko podczas wysiłku, ale również wtedy, gdy ma czas na odbudowę. Odpoczynek nie jest nagrodą ani luksusem. To warunek dobrej efektywności i zdrowego funkcjonowania.

Dlaczego tak wielu osobom tak trudno wyłączyć głowę? Nawet podczas odpoczynku pojawia się poczucie winy.

To jedna z największych pułapek współczesnej kultury pracy. Odpoczynek, którego zadaniem jest przynosić relaks, ulgę, coraz częściej sam w sobie staje się źródłem stresu.

Wiele osób boi się dłuższego urlopu, bo ma poczucie, że bez nich wszystko się zawali. Jeśli ktoś nie potrafi jeszcze pozwolić sobie na dłuższą regenerację, warto zacząć od małych kroków – krótkich przerw w ciągu dnia tzw. szybkich resetów. Czasem wystarczy odejść od komputera na parę minut, otworzyć okno i przewietrzyć umysł, wyjść na krótki spacer czy po prostu zmienić otoczenie. To pomaga organizmowi wyjść z trybu ciągłej gotowości.

Najważniejsze jest jednak wyznaczenie granic między pracą a odpoczynkiem. Jeśli dla bliskich zostaje nam tylko kilkanaście minut dziennie, niech będzie to czas naprawdę tylko dla nich – bez telefonu, maili i myślenia o obowiązkach. To wielka umiejętność przełączania się między pracą i nie-pracą, czyli odpoczynkiem.

Czy nie jest tak, że zaczęliśmy traktować urlop, jak kolejny projekt do zarządzania?

Niestety często właśnie tak się dzieje. Odpoczywamy pod dyktando trendów i oczekiwań innych. Chcemy zobaczyć jak najwięcej, zrobić zdjęcia i pokazać, że byliśmy w konkretnym miejscu, zamiast zadać sobie pytanie: czego ja naprawdę teraz potrzebuję?

Nie ma jednego idealnego sposobu odpoczywania. Dla jednych będzie nim aktywna podróż, dla innych cisza, książka i wygodny hotel. Osoba wychowująca małe dzieci może marzyć przede wszystkim o śnie i świętym spokoju, a ktoś zmęczony pracą przy biurku będzie potrzebował ruchu i aktywności. Najważniejsze, by nie oceniać własnego sposobu regeneracji i pozwolić sobie odpoczywać po swojemu.

A jeśli całkowite wyłączenie telefonu jest bardziej stresujące niż sprawdzenie kilku maili?

Nie każdy musi odcinać się od świata w radykalny sposób. Jeśli świadomość setek nieprzeczytanych wiadomości wywołuje większy stres niż ich krótkie sprawdzenie, warto ustalić jasne zasady. Na przykład zaglądać do skrzynki dwa lub trzy razy dziennie o wyznaczonych porach, odpowiadać tylko na najpilniejsze sprawy i odkładać telefon.

Najważniejsze, żeby nie robić tego impulsywnie co kilka minut. Urlop powinien zostawiać przestrzeń na rozmowę, śmiech i bycie naprawdę obecnym.

W mediach społecznościowych często widzimy zdjęcia osób pracujących z laptopem na plaży. To dobry kierunek?

Moim zdaniem nie. Jeśli już musimy pracować podczas urlopu, powinniśmy wyraźnie oddzielić czas pracy od czasu odpoczynku. Lepiej zrobić jeden skoncentrowany blok pracy niż przez cały dzień być myślami w obowiązkach. Laptop na plaży to najgorszy scenariusz – nie pracujemy wtedy efektywnie, ale też nie odpoczywamy.

Nasz mózg potrzebuje jasnych sygnałów. Jeżeli miejsce kojarzące się z relaksem zaczyna jednocześnie kojarzyć się z odpowiadaniem na maile i rozwiązywaniem problemów, granica między stresem a regeneracją zaciera się.

Dla kogo właściwie są takie obrazki w mediach społecznościowych – dla szefa, znajomych czy może dla nas samych?

To, dlaczego w ogóle chcemy pokazywać takie obrazy, jest już zupełnie odrębną kwestią. 

Czasem poprzez zewnętrzne zachowania próbujemy zbudować obraz siebie, którego sami do końca nie odczuwamy. Pokazujemy światu: "jestem ważny", "jestem potrzebny", "odnoszę sukces". Paradoksalnie za taką potrzebą niekiedy stoi nie pewność siebie, lecz jej brak i potrzeba uzyskania potwierdzenia z zewnątrz.

Czyli czasem za sukcesem, karierą i potrzebą ciągłego udowadniania swojej wartości może kryć się coś zupełnie innego?

Tak. U części osób może to być sposób radzenia sobie z wcześniejszymi doświadczeniami – krytyką, brakiem akceptacji czy poczuciem, że kiedyś nie były wystarczająco dobre.

Ktoś, kto przez lata słyszał: "jesteś za słaby", "nie dasz rady", "musisz bardziej się starać", może w dorosłym życiu wejść w tryb nieustannego udowadniania swojej wartości. Kariera, osiągnięcia, pieniądze czy status stają się wtedy próbą zdobycia potwierdzenia: "teraz już jestem wystarczający".

Podobny mechanizm może sprawiać, że ktoś nawet podczas urlopu nie potrafi odłożyć laptopa. Nie zawsze wynika to z ogromnej pasji do pracy. Czasem stoi za tym potrzeba pokazania sobie i innym: "jestem ważny, beze mnie nic się nie wydarzy".

Czasem próbujemy imponować ludziom, których nawet nie znamy albo których opinią wcale nie powinniśmy się kierować. Budujemy obraz życia, który chcemy światu pokazać.

Problem polega na tym, że żaden zewnętrzny sukces nie jest w stanie całkowicie wypełnić wewnętrznego poczucia braku. Dlatego warto czasem zadać sobie pytanie: czy naprawdę chcę pracować podczas urlopu, czy próbuję coś sobie albo komuś udowodnić?

Jak w praktyce powinien wyglądać taki dzień, kiedy musimy połączyć odpoczynek z obowiązkami?

Najlepiej zaplanować pracę w jednym, konkretnym bloku – na przykład rano. To może być godzina, dwie, czasem trzy, jeśli trzeba zamknąć ważny projekt. Potem zamykamy komputer i zmieniamy kontekst: idziemy na plażę, zwiedzamy, spędzamy czas z rodziną. Jeśli wieczorem pojawi się konieczność ponownego zalogowania, niech będzie to kolejny krótki, zaplanowany blok.

Pomocna może być również zasada "8–8–8": osiem godzin snu, osiem godzin pracy i osiem godzin dla siebie. Choć życie rzadko pozwala zachować idealne proporcje, sama idea jest bardzo cenna – każda sfera życia powinna mieć swoje miejsce i swoje granice. I jeśli jesteśmy w stanie choć trochę zbliżyć się do tego modelu, z pewnością wpłynie to na poprawę naszej jakości życia.

Czy zbyt intensywne przygotowania do urlopu mogą sprawić, że zamiast od razu odpocząć, pierwsze dni wolnego spędzamy na dochodzeniu do siebie?

Tak, to zjawisko ma nawet swoją nazwę – mówi się o tzw. efekcie let-down effect. Przed urlopem często funkcjonujemy na wysokich obrotach, napędzani adrenaliną, mobilizacją i poczuciem, że wszystko musi zostać zamknięte przed wyjazdem. Organizm działa wtedy w trybie ciągłej gotowości. Eksploatacja organizmu kończy się zawsze tak samo.

Przygotowania do urlopu warto rozłożyć w czasie, zamiast zostawiać wszystko na ostatnie dni. 

A jak powinien wyglądać sam powrót do pracy? Wiele osób po wakacjach od razu wpada w wir obowiązków.

To bardzo częsty błąd. Po urlopie również potrzebujemy okresu przejściowego. Nie warto pierwszego i drugiego dnia próbować nadrobić dwóch tygodni nieobecności w ciągu całej doby. Dobrze jest to zrobić w blokach pracy – dokładając po 2-3 godziny każdego dnia przez kolejny tydzień czy dwa, zamiast pracować w takiej eksploatacji non stop, że od razu wpada się w przemęczenie.

Tempo pracy najlepiej zwiększać stopniowo. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy pierwszy tydzień jest okresem spokojnego wdrażania się. W przeciwnym razie bardzo szybko tracimy efekt regeneracji, który zbudowaliśmy podczas urlopu.

Ciąg dalszy poniżej

Powiedziała pani, że odpoczynek jest prawem pracownika. Dlaczego więc wiele osób nadal ma poczucie, że musi tłumaczyć się szefowi z tego, że potrzebuje urlopu? Czy odpoczynek stał się czymś, na co trzeba sobie zasłużyć?

Nie. Warto jednak spojrzeć na tę sytuację z perspektywy obu stron. Pracownik ma prawo do regeneracji, ale pracodawca odpowiada za ciągłość działania firmy. Zdarzają się sytuacje, w których nieobecność konkretnej osoby może utrudnić realizację ważnego projektu, dlatego termin urlopu czasem wymaga wspólnych ustaleń.

Kluczowe jest jednak to, by nie popadać w skrajności. Urlop nie powinien przypominać błagania o zgodę na odpoczynek, ale też nie może oznaczać demonstracyjnego: "wyjeżdżam i nic mnie nie obchodzi". Dojrzałe podejście polega na znalezieniu rozwiązania, które uwzględnia potrzeby pracownika i organizacji. I zawsze chodzi o to samo – by wzajemnie się "dogadać".

Jak przygotować się do takiej rozmowy z przełożonym, żeby uniknąć sytuacji, w której ktoś próbuje zatrzymać nas poczuciem winy?

Najlepiej przyjść z gotowym planem. Nie tylko powiedzieć: "wyjeżdżam", ale również pokazać, że zadbaliśmy o przekazanie obowiązków i zabezpieczenie najważniejszych spraw.

Można powiedzieć: "Nie będzie mnie przez dwa tygodnie. Bardzo zależy mi na tym wyjeździe, dlatego przygotowałam plan zastępstw. Sprawę X przejmie Ania, temat Y prowadzi Basia, a z klientem ustaliłam nowy termin. Wszystkie informacje są opisane".

Taka postawa pokazuje odpowiedzialność i ułatwia rozmowę. Przełożony widzi, że nie zostawiamy po sobie chaosu, a jednocześnie jasno komunikujemy, że czas urlopu jest przeznaczony na regenerację.

Jaką rolę odgrywa w tym wszystkim lider? Czy rzeczywiście ma wpływ na to, jak pracownicy odpoczywają?

Zdecydowanie tak. Kultura organizacyjna zawsze zaczyna się od lidera. To jego zachowania i sposób pracy pokazują zespołowi, jakie zasady naprawdę obowiązują.

Jeżeli szef jest stale dostępny, odpisuje na maile o każdej porze i sam nie potrafi odciąć się od pracy podczas urlopu, pracownicy odbierają to jako sygnał, że od nich również oczekuje się ciągłej dyspozycyjności. Z kolei lider, który szanuje własny czas wolny i wyznacza zdrowe granice, pokazuje, że odpoczynek jest naturalnym elementem efektywnej pracy.

Dlatego edukację menedżerów na studiach MBA zaczynamy właśnie od tej świadomości – lider zarządza nie tylko zadaniami, ale także całym swoim zachowaniem modeluje funkcjonowanie firmy.

Co konkretnie powinien zrobić przełożony, kiedy pracownik przygotowuje się do urlopu?

Przede wszystkim zadbać o to, aby nieobecność jednej osoby nie powodowała chaosu. Potrzebny jest jasny plan przekazania obowiązków, wskazanie osób zastępujących oraz określenie, kto podejmuje decyzje i w jakich naprawdę wyjątkowych sytuacjach można kontaktować się z pracownikiem przebywającym na urlopie.

Dojrzała organizacja nie opiera się na jednym człowieku. Dobrze przygotowane zastępstwo sprawia, że firma funkcjonuje normalnie, a pracownik może naprawdę odpocząć.

Korzystają na tym wszyscy. Osoba wyjeżdżająca nie ma poczucia, że zostawia po sobie bałagan, a zespół nie czuje, że cała odpowiedzialność nagle spadła na niego. To ma ogromne znaczenie dla atmosfery i poczucia sprawiedliwości.

Planowanie urlopów również bywa wyzwaniem. Każdy chciałby wyjechać latem, przedłużyć majówkę albo mieć wolne w święta. Kluczowy tu jest zawsze – jak w każdej trudnej sytuacji – dialog.

Jak pogodzić potrzeby pracowników z koniecznością zapewnienia ciągłości pracy?

To wymaga rozmowy i wzajemnego zrozumienia. Najlepiej planować urlopy z dużym wyprzedzeniem, wspólnie spojrzeć na kalendarz całego roku i ustalić jasne zasady.

Jeżeli jedna osoba w tym roku ma pierwszeństwo przy wyborze terminu wakacyjnego, w kolejnym sezonie taki przywilej może otrzymać ktoś inny. Takie rozwiązania budują poczucie sprawiedliwości.

Najważniejsze jednak, by nie traktować urlopów jako problemu, lecz jako element organizacji pracy, którym można dobrze zarządzać. Przy otwartej komunikacji naprawdę wiele da się ustalić i uniknąć wielu niepotrzebnych emocji i konfliktów – zawsze trzeba rozmawiać.

Czy przełożeni niekiedy budują w pracownikach przekonanie, że bez nich firma przestanie działać? Na ile jest to realna troska o organizację, a na ile próba wzbudzenia poczucia winy?

To zależy od intencji, ale rzeczywiście czasami mamy do czynienia z emocjonalną presją. Tymczasem pracownik ma prawo do urlopu, a rolą pracodawcy jest takie zorganizowanie pracy, aby firma mogła funkcjonować także podczas nieobecności poszczególnych osób.

Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których ze względu na ważne potrzeby organizacji nie można udzielić urlopu w wybranym terminie. To jednak coś zupełnie innego niż budowanie przekonania, że bez jednej osoby wszystko się zawali.

Jestem zwolenniczką radykalnej szczerości w relacjach zawodowych. Praca pełni dwie funkcje: instrumentalną i autoteliczną. Z jednej strony pozwala nam zarabiać i realizować cele, z drugiej może dawać satysfakcję, rozwój i poczucie sensu. Nawet jeśli bardzo lubimy swoją pracę, nadal potrzebujemy granic i czasu na regenerację.

Młodsze pokolenia coraz odważniej mówią o swoich potrzebach i stawiają granice. Dla części menedżerów to wyzwanie, ale z perspektywy psychologii pracy jest to dobry punkt wyjścia do budowania dojrzałych relacji.

Kluczowe znaczenie ma otwarta komunikacja. Pracodawca może powiedzieć: "Mamy ważny projekt i potrzebujemy twojego wsparcia". Pracownik ma prawo odpowiedzieć: "Rozumiem, mogę pomóc w tej konkretnej sytuacji, ale potrzebuję również czasu na odpoczynek". Jeśli obie strony potrafią jasno komunikować swoje potrzeby, można znaleźć rozwiązanie korzystne zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji.

A co dzieje się, kiedy takiego dialogu zabraknie?

Wtedy bardzo łatwo wpaść w destrukcyjne schematy komunikacji. Najczęściej obserwuję trzy.

Pierwszy to wycofanie i milczenie. Obrażamy się, przestajemy rozmawiać i liczymy, że druga strona sama domyśli się, o co nam chodzi. Problem w tym, że w takim "zamrożeniu relacji" nie da się niczego wyjaśnić ani naprawić.

Drugi to nieustanne narzekanie. Krytykujemy sytuację, ale nie proponujemy żadnego rozwiązania. Samo narzekanie niczego nie zmienia.

Trzeci to agresja – także ta pasywna. Złośliwe komentarze, ironia czy potrzeba udowodnienia drugiej stronie, kto ma rację, bardzo szybko niszczą relacje i atmosferę w zespole.

Dlatego nawet wtedy, gdy czujemy, że ktoś przekracza nasze granice, najlepszym rozwiązaniem pozostaje spokojna rozmowa i asertywne negocjowanie. Można powiedzieć wprost: "Potrzebuję tego urlopu. Wiem, że mamy ważny temat, mogę pomóc w określonym zakresie, ale musimy znaleźć rozwiązanie, które pozwoli mi odpocząć". Dojrzała organizacja nie polega na tym, że problemy się nie pojawiają, ale na tym, że potrafimy o nich rozmawiać.

Jak pracować skuteczniej, żeby nie mieć poczucia, że jedynym sposobem na poradzenie sobie z obowiązkami jest poświęcanie im coraz większej ilości czasu? 

Bardzo często wynika to z tego, że zamiast pracować mądrzej, próbujemy pracować dłużej i intensywniej. Tymczasem efektywność nie polega na liczbie godzin spędzonych przed komputerem, ale na jakości naszego skupienia.

Jedną z technik, których uczymy menedżerów, jest praca w blokach głębokiego skupienia, czyli tzw. deep work. Chodzi o stworzenie warunków, w których przez określony czas zajmujemy się wyłącznie jednym zadaniem – bez powiadomień, komunikatorów i ciągłego przełączania uwagi.

Paradoksalnie kilka godzin takiej skoncentrowanej pracy często daje więcej niż cały dzień spędzony w trybie ciągłego przerywania.

Największym wrogiem efektywności jest właśnie rozproszenie. Nasz mózg bardzo źle reaguje na częste przełączanie się między zadaniami. Kiedy przerywamy pracę, by sprawdzić wiadomość, odebrać telefon czy zajrzeć do mediów społecznościowych, nie wracamy od razu do wcześniejszego poziomu koncentracji. Potrzebujemy czasu, by ponownie wejść w rytm myślenia.

Dlatego tak ważne jest świadome zamykanie pewnych przestrzeni – wyłączanie powiadomień, odkładanie telefonu i przeznaczanie konkretnego czasu na jedno zadanie. To nie tylko zwiększa efektywność, ale przede wszystkim odzyskuje czas, który możemy przeznaczyć na życie poza pracą.

Czy w takim razie warto kochać swoją pracę? Czy może lepiej traktować ją po prostu pragmatycznie?

Praca pełni wiele różnych funkcji. Z jednej strony jest funkcją instrumentalną – dzięki niej zarabiamy pieniądze i realizujemy swoje cele. Z drugiej strony może być źródłem sensu, rozwoju i satysfakcji.

Ma też znaczenie psychologiczne. Organizuje nasz dzień, daje strukturę, wymusza aktywność i kontakty społeczne. Pozwala nam czuć się potrzebnymi i docenianymi.

Dlatego dobrze, jeśli potrafimy znaleźć w swojej pracy coś więcej niż tylko wynagrodzenie. Nie oznacza to jednak, że każdy musi codziennie rano z entuzjazmem czekać na rozpoczęcie obowiązków. Chodzi raczej o poczucie, że to, co robimy, jest dla nas w jakiś sposób ważne i ma sens.

A co dzieje się z człowiekiem, kiedy praca staje się wyłącznie przykrym obowiązkiem i sposobem na opłacenie rachunków?

W takiej sytuacji bardzo często pojawia się frustracja i poczucie, że oddajemy dużą część swojego życia czemuś, co nie daje nam żadnej satysfakcji. Jeżeli przez wiele godzin dziennie funkcjonujemy w środowisku, które jest źródłem stresu, obojętności albo poczucia bezsensu, trudno, żeby nie odbiło się to na naszym ogólnym samopoczuciu.

Bardzo często emocje związane z pracą zabieramy ze sobą do domu. Napięcie, zmęczenie czy złość mogą przenosić się na relacje z bliskimi. Fizycznie jesteśmy już po pracy, ale mentalnie nadal pozostajemy w sytuacjach zawodowych, analizując problemy, przeżywając trudne emocje.

Konsekwencje może odczuć również nasze zdrowie. Długotrwały stres wpływa na jakość snu, poziom energii, codzienne funkcjonowanie i kondycję psychiczną. U części osób może prowadzić do wypalenia zawodowego, stanów lękowych czy poważnego przeciążenia.

Dlatego warto patrzeć na pracę szerzej niż tylko przez pryzmat wynagrodzenia. To jedna z najważniejszych części naszego życia, a jej jakość w naturalny sposób wpływa na nasze poczucie dobrostanu.