Od 1 października nieotwarte pismo też się liczy. Po 14 dniach koniec

Od 1 października 2026 r. każdy przedsiębiorca musi mieć adres do e-Doręczeń. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jak wynika z komunikatu Ministerstwa Rozwoju i Technologii, firmy działające już wcześniej mają czas na jego założenie do 30 września, a więc tylko do dziś. Sama skrzynka to dopiero początek roboty.

Korespondencja z e-Doręczeń ma taką samą moc prawną jak papierowy polecony, a system generuje dowody nadania i odbioru. Diabeł tkwi w ustawie. Jeśli nikt nie odbierze pisma od urzędu przez 14 dni, ustawa o doręczeniach elektronicznych uznaje je i tak za doręczone.

Prawnicy nazywają to fikcją doręczenia, a w życiu działa jak awizo, które leży w skrzynce, kiedy my o nim nie wiemy. Pisma mają zwykle też termin, więc nieprzeczytanie go rodzi konsekwencje.

"Warto pamiętać, że wiadomości otrzymywane za pośrednictwem e-Doręczeń mogą wywoływać skutki prawne. Dlatego skrzynkę do e-Doręczeń należy regularnie sprawdzać, aby nie przeoczyć ważnej korespondencji ani związanych z nią terminów" – czytamy w komunikacie ministerstwa.

Jak wynika z komunikatu firmy SaldeoSMART do początku sierpnia system e-Doręczeń wysłał ponad 100 mln przesyłek, a w Bazie Adresów Elektronicznych (publicznym rejestrze skrzynek) było 4,6 mln adresów. Przedsiębiorcy objęci październikowym terminem to ostatnia grupa włączana do systemu, który działa już na szeroką skalę.

"Już dziś przedsiębiorcy otrzymują przez e-Doręczenia pisma urzędowe. W praktyce spotykamy się chociażby z sytuacjami, w których urzędy miast przesyłają w ten sposób decyzje dotyczące podatku od nieruchomości" – mówi Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART, właścicielka biura rachunkowego.

Samo założenie adresu to za mało, bo trzeba go jeszcze aktywować i regularnie sprawdzać. Według ekspertki firma powinna wskazać osobę odpowiedzialną za skrzynkę i zastępstwo na czas nieobecności. W większych biznesach dochodzi pilnowanie dostępów przy zmianach kadrowych, żeby skrzynka nie działała tylko na papierze.

Jeśli firma ma adres do e-Doręczeń, pisma ZUS wymagające potwierdzenia trafiają właśnie tam, a kopia czeka na portalu PUE/eZUS. Dostęp do korespondencji może dostać także pełnomocnik, na przykład księgowy.

Odebranie pisma to dopiero pierwszy krok, bo może ono wymagać odpowiedzi, zapłaty, dosłania dokumentów albo wyjaśnień. Przekazanie go mailem dalej niczego nie gwarantuje, bo nie mamy pewności, że adresat przeczytał wiadomość, przejął sprawę i zapisał termin.

Gdy informacje o jednej sprawie rozsypią się po skrzynkach, komunikatorach i prywatnych notatkach, trudno ustalić, kto co robi. "Jeżeli pismo wpływa elektronicznie, ale później krąży między mailami i prywatnymi kalendarzami pracowników, firma nadal może stracić kontrolę nad odpowiedzialnością i terminem" – podkreśla Kamila Cieszkowska.

Kto dopiero zakłada firmę, dostaje adres do e-Doręczeń w trakcie rejestracji, ale musi go aktywować kliknięciem w link z maila. Samo złożenie wniosku nie wystarczy, o czym przypomina ministerstwo.

Skrzynka jest bezpłatna, a przedsiębiorca musi mieć osobny, firmowy adres. Starsze firmy też nie zamykają tematu 1 października, bo przy każdej zmianie wpisu w KRS lub CEIDG trzeba będzie podać dane tego adresu.

Za miesiąc zmienia się także sposób zakładania działalności. Od 1 listopada wniosek do CEIDG złożymy wyłącznie elektronicznie, przez Biznes.gov.pl, mObywatel albo bank, a wyjątek dotyczy osób małoletnich.

W mObywatelu od kwietnia działa usługa Firma, a na Biznes.gov.pl Pulpit Użytkownika zastępuje dotychczasowe Konto Przedsiębiorcy. Cyfrowy polecony zastępuje wizytę na poczcie, ale zasada zostaje ta sama: nikt nie musi otworzyć pisma, żeby zaczęło ono obowiązywać.