Chcesz zorganizować wesele w pandemii, ale się boisz? Z tymi radami poczujesz się bezpieczniej
– Przygotowywanie wesela w ostatnich miesiącach oznacza działanie w dużej niepewności. Ślub i wesele to takie wydarzenia, gdzie ładunek emocjonalny jest czasami aż za duży – mówi w rozmowie z naTemat Valentina Pokrovskaya, wedding planner i rzeczniczka Polskiego Stowarzyszenia Konsultantów Ślubnych. Jej rady to drogowskaz, który może pomóc uporządkować organizację wesela i spowodować, że będziecie się mniej stresować.
To był rok pełen zawirowań. Wiele par musiało zmieniać plany, niektóre nawet wielokrotnie. I tak naprawdę nie możemy powiedzieć, że to już koniec niepewności. Co prawda widzimy światełko w tunelu, bo ruszają wesela. Teraz, od soboty 15 maja, można organizować spotkania plenerowe na maksymalnie 25 osób. Później limity są zwiększone do 50 osób.
Gości na weselu tak naprawdę może być jeszcze więcej, ponieważ osoby zaszczepione nie są wliczane do limitu. Trzeba pamiętać o tym, że mowa o osobach w pełni zaszczepionych, czyli takich, które przyjęły tyle dawek, ile wymaganych jest w przypadku konkretnej szczepionki.
Te ograniczenia obowiązują do 5 czerwca, więc de facto cały czas nie wiemy, co czeka nas od 6 czerwca, a do tego czasu nie pozostał nawet miesiąc. Wiele par młodych, które biorą ślub za 3-4 tygodnie, nadal nie wie, ilu gości mogą zaprosić na wesele.
Nawet jeśli ktoś chce mieć wesele na 55-60 osób – o ile wśród gości nie ma wystarczająco dużo zaszczepionych, których można zaprosić ponad limit – i planuje wesele w najbliższym czasie, to też nie wie, ile osób może zaprosić.
Staramy się jak najbardziej odwlekać moment rozdawania zaproszeń, ale raczej nie może to się wydarzyć później niż dwa miesiące przed ślubem. Oznacza to, że teraz pary młode rozdają zaproszenia na lipiec, sierpień, a są to dwa najbardziej weselne miesiące.
Robią to, choć nie mają pewności, jak będziemy wtedy funkcjonować. Oczywiście wszyscy zdajemy sobie sprawę, że jest to sytuacja epidemiczna i nigdy nie będziemy wiedzieć na 100 proc., co może się wydarzyć, ale nie mamy też żadnych wytycznych, żadnych możliwych rozwiązań w przypadku różnych scenariuszy.
Nie wiemy, czy przy dobrej sytuacji epidemicznej od 6 czerwca będziemy mogli zaprosić 75 osób, 100, czy może 150. Pary młode cały czas trzymane są w napięciu.
Limity wyglądają tak samo w przypadku plenerowych wesel, jak i tych w sali?
W rozporządzeniu jednoznacznie jest napisane, że limit jest taki sam. Jeżeli organizujemy wesele plenerowe, to od 8 maja może ono być na maks. 25 osób plus osoby zaszczepione. Natomiast od 28 maja do 5 czerwca obowiązuje nas limit 50 osób plus osoby zaszczepione i to niezależnie od tego, czy robimy to w plenerze, czy w sali.
Kilka razy miałam takie zapytanie, dzwoniły do mnie pary, które chciałyby przenieść wesele w plener, bo uznały, że tam będzie można zaprosić więcej osób. Owszem takie pogłoski chodziły, ale nic takiego nie zostało powiedziane na konferencji, nie ma czegoś takiego także w rozporządzeniu. Nie wiemy, jak będzie to wyglądało dalej.
Co jeszcze jest istotne, jeśli ktoś mimo wszystko chce wziąć ślub i chce, żeby towarzyszyła mu w tym rodzina i przyjaciele?
Pamiętać trzeba o tym, że są także wytyczne dotyczące rozstawienia stołów, odległości między nimi, co ma wpływ na usadzenie gości. Jak na razie w tej kwestii nic się nie zmieniło, nowe wskazówki nie zostały ogłoszone. Warto więc być na bieżąco i sprawdzać to na stronie gov.pl. Tam jest specjalna zakładka poświęcona weselom.
Liczbę zaproszonych gości zgodnie z limitem należy skonfrontować z możliwościami zarezerwowanej sali. Może się tak zdarzyć, że po uwzględnieniu restrykcji – 1,5-2 m odległości między stołami – sala nie pomieści tyle osób, ile byśmy chcieli. Przypomnę tylko, że obsługa nie jest wliczana do limitu, ale para młoda już tak.
Najtrudniej zawsze mają pary, których goście przyjeżdżają z zagranicy. Muszą pamiętać o tym, że są różne restrykcje związane z podróżowaniem. Muszą sprawdzić, czy w danym kraju wymagana jest kwarantanna po powrocie, czy wymagany jest negatywny wynik testu.
Dlatego istotnym elementem są rozmowy z gośćmi, ponieważ trudno nam śledzić wszystko, co dzieje się w innych krajach. W Polsce nie mamy obowiązku kwarantanny, jeśli przedstawimy negatywny wynik testu, nie ma więc większych przeszkód, żeby wziąć udział w zabawie weselnej.
Trzeba wziąć jednak pod uwagę to, że zaproszone osoby mogą podjąć decyzję o przyjeździe lub rezygnacji na podstawie tego, co czeka ich po powrocie do siebie – poza kwarantanną utrudnieniem mogą być także wysokie koszty testów.
Co jeszcze może spędzać parom sen z powiek, o co powinni zadbać?
Jeżeli osoby, które zatrudniliśmy, nasi usługodawcy, nie są zaszczepionie, to istnieje ryzyko, że mogą trafić na kwarantannę. To zresztą dotyczy wszystkich, również pary młodej.
Najważniejsza z takich logistycznych kwestii jest dobra komunikacja z gośćmi i informowanie ich o tym, jakie są ustalenia. Jeśli ktoś cały czas się zastanawia, czy robić wesele w tym roku, czy nie robić, to powinien wyznaczyć konkretny termin, datę, kiedy ostatecznie podejmie taką decyzję. Warto też sprecyzować kryteria, które na ostateczną decyzję wpłyną.
Jeżeli ktoś cały czas ma obawy, towarzyszy mu niepewność związana z tym, ile osób zaprosić, a np. planuje wesele w lipcu na 200 osób, to dobrze będzie, jeśli rozejrzy się za jakimś planem B i ten plan uwzględni w rozmowach z usługodawcami: „słuchajcie, czekamy do tego i tego dnia, wtedy podejmujemy decyzję. Jeżeli będzie tak, to przenosimy, jeżeli inaczej, to nie przenosimy”.
Trzeba tez ustalić warunki przeniesienia, ponieważ to nie jest siła wyższa, tylko kwestia naszej chęci, tego, czy chcemy zrobić wesele na 200, na 50, czy na 100 osób.
Wszystko trzeba dokładnie przedyskutować. Ryzykują obydwie strony i tutaj najlepszym rozwiązaniem jest właśnie rozmowa oraz ustalenie ostatecznej daty, do kiedy obie strony zadeklarują się na organizację uroczystości na konkretną liczbę osób.
Mówiąc o usługodawcach mam na myśli wszystkie osoby, które są zaangażowane w przygotowanie wesela. Podstawą jest zakomunikowanie, jaki jest proces decyzyjny, kiedy para młoda chce podjąć decyzję o ewentualnym przeniesieniu, jakie kryteria będą stosowane, jakie będą warunki przeniesienia. Może to się wiązać z poniesieniem większych kosztów, ponieważ ceny rosną.
Doradzałabym też nie spieszyć się z personalizacją różnych elementów, a w szczególności dodawaniem do nich daty ślubu. Dotyczy to np. grawerowania obrączek, drukowania papeterii, czy też robienia pudełka na koperty. Lepiej ustalić termin, do którego będzie można potwierdzić finalny projekt z osobą wykonującą dla nas te elementy.
Być może też po prostu lepiej zrezygnować z grawerowania daty. Można znaleźć coś innego, co będzie personalizowało daną dekorację, jak np. nasze imiona, bądź oddać obrączki do grawerowania już po ślubie.
Tak jak nie mamy wpływu na pogodę, tak nie mamy wpływu na niektóre rzeczy i trzeba się z tym pogodzić. Cokolwiek by się nie działo, trzeba znaleźć w sobie siłę i cieszyć się tym, co się dzieje. Wesele w pandemii jest niesamowitym wydarzeniem, więc pary pewnie będą opowiadać o tym swoim dzieciom i wnukom.
W takiej sytuacji, jeśli chcemy zachować radość i względy spokój, fanaberią nie jest zatrudnienie konsultantki ślubnej?
Dwa dni temu rozmawiałam z panną młodą, która od dłuższego czasu nie mogła przyjechać do Polski, żeby organizować ślub i wesele, ale w końcu jej się udało. Usłyszałam od niej, że gdyby nie ja, to dawno by z tego wszystkiego zrezygnowała, odwołałaby uroczystość.
Konsultant ślubny, który ma doświadczenie – zwłaszcza to zeszłoroczne – wie, jak poprowadzić rozmowę, wie jak wszystko uporządkować, jak rozmawiać z usługodawcami, jak wszystko zaplanować. Pomaga też ustalić kryteria dotyczące ewentualnego odwołania lub przesunięcia daty ślubu.
Nie mówię, że podjęcie takiej decyzji jest łatwe, to nigdy nie jest łatwe. Natomiast jeśli wyznaczymy pewne ramy, to wtedy mamy też takie racjonalne wytłumaczenie, dlaczego tak robimy. Choć tak naprawdę nie wiemy, czy ta decyzja ostatecznie będzie dobra, czy nie.
Są osoby, które odwołały ślub miesiąc temu, bo myślały, że do końca lata nie będzie można robić wesel, a tutaj idzie odmrożenie. Konsultant pomoże ustalić obszary ryzyka i to, jak można je zminimalizować lub wyeliminować. Ustali sposób postępowania, co robimy, jeżeli…
Co może się kryć pod tym "jeżeli"?
Na forach pojawia się dużo wpisów dotyczących takich sytuacji, kiedy usługodawca z jakiegoś powodu zrezygnował. Bywa i tak, że sala nie będzie już działała, bo właściciel nie jest już w stanie, ze względów finansowych, przetrwać do otwarcia.
Wtedy też wedding planner pomoże znaleźć nowe miejsce. Jeżeli mamy sytuację, że nagle dzwoni do nas fotograf i mówi, że jest na kwarantannie, to konsultant uruchamia swoją sieć kontaktów i pomaga znaleźć w zastępstwie kogoś, kto będzie reprezentował odpowiedni poziom usług.
Na pewno komfortem psychicznym jest to, że cała ta organizacja nie jest na głowie narzeczonych. Ktoś inny to koordynuje, myśli o tym, jest w stanie zareagować np. wtedy, kiedy mamy w pracy dużo rzeczy do zrobienia, a coś wypada, coś, czym koniecznie się trzeba zająć.
Obserwuję większe zainteresowanie naszymi usługami. Nie trzeba brać wedding plannera na pełną organizację. To mogą być konsultacje, podczas któryś konsultant wyjaśni, pomoże coś zaplanować, da młodej parze jak postępować dalej.
Dużo było takich nagłych zmian planów w ubiegłym roku, sytuacji, w których trzeba było coś ratować?
Może nie było tak, że coś się waliło, paliło, ale trzeba zrozumieć, że przygotowywanie wesela w ostatnich miesiącach oznacza działanie w dużej niepewności. Ślub i wesele to takie wydarzenia, gdzie ładunek emocjonalny jest bardzo duży.
Trzeba też powiedzieć, że jest to duża inwestycja finansowa. Mamy więc najgorszą kombinację z możliwych, ogromne zaangażowanie emocjonalne i bardzo duże pieniądze. Nikt nie chce tych pieniędzy stracić, nikt nie chce ich wydać na coś, co się nie wydarzy.
Teraz pary młode są już bardziej oswojone, nerwy i emocje są łagodniejsze. Częściej decydują się czekać i obserwować rozwój sytuacji. Wierzą, że wesela w tym roku będą się odbywały w miarę normalnie w okresie letnim, tak jak to było w zeszłym roku.
Nie zmienia to jednak faktu, że jest to bez wątpienia ogromny stres dla narzeczonych i rolą wedding plannera bez wątpienia jest ich wsparcie, czasami po prostu dobrym słowem. Jesteśmy w tym wszystkim razem i wierzę, że mimo trudnych chwil - warto czekać na ten moment wspólnego świętowania!