20 maja przesądzi o losie tysięcy firm. Jeden błąd w KSeF i pod lupę fiskusa

1 lutego KSeF stał się wymogiem dla największych graczy na rynku, czyli podmiotów o obrotach przekraczających 200 milionów złotych. Mniejsze firmy musiały jednak dostosować swoje procedury, aby w ogóle móc technicznie odbierać nowe, elektroniczne faktury.

Od 1 kwietnia system zaczął oficjalnie funkcjonować w niemalże pełnej skali. Przedsiębiorca musi być jak saper, bo system zawiera szereg min, w które mogą wdepnąć nieprzygtowani. Ostatni, zaplanowany na 2027 rok etap, obejmie już tylko mikroprzedsiębiorców z najmniejszą sprzedażą, którzy korzystają z tymczasowego odroczenia.

Przełom kwietnia i maja przyniósł gigantyczną zmianę w codziennym funkcjonowaniu biznesu. Właściciele firm i ich działy księgowe przygotowują się właśnie do złożenia pierwszych deklaracji podatkowych w zupełnie nowych, cyfrowych realiach. Wymaga to od nich wyjątkowej czujności i niezwykłej dokładności.

Ministerstwo Finansów monitoruje aktywność podatników w obecnym okresie przejściowym. Nawet jeśli w tym roku urzędnicy będą pobłażliwi i nie będą od razu karać, to skarbówka dysponuje już odpowiednimi narzędziami do prześwietlania bieżących działań na kontach podatników.

Dane z ostatnich lat pokazują wyraźnie, że skarbówka kontroluje mniej, ale skuteczniej. To ostrzeżenie szczególnie aktualne w kontekście wdrażania KSeF. Brak sankcji w 2026 r. dotyczy tylko KSeF i nie zwalnia biznesu z odpowiedzialności i dbałości o porządek w rachunkach.

"KSeF to nowe narzędzie, którego uczymy się wszyscy – zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja skarbowa. Nadchodzące miesiące są zatem czasem na dopracowanie przyjętych rozwiązań i ich weryfikację w praktyce; później zabraknie na to miejsca. Przedsiębiorcy powinni zatem wykorzystać ten bezsankcyjny okres, aby bezpiecznie wdrożyć, a następnie opanować system" – wyjaśniła Monika Piątkowska, doradca podatkowy, ekspert marki fillup k24.

Obecnie najpoważniejszym wyzwaniem dla przedsiębiorców jest przesyłanie dokumentów dwoma kanałami jednocześnie. Eksperci wyjaśniają, że model hybrydowy oznacza, że rachunki wędrują do kontrahentów za pośrednictwem oficjalnej platformy rządowej oraz równolegle w formie tradycyjnej poczty elektronicznej.

Niestety, wiele podmiotów ma ogromny problem z całkowitą rezygnacją z dawnych przyzwyczajeń i papierowych teczek. Doskonałym przykładem tego chaosu jest pułapka KSeF na stacjach paliw, gdzie różne sieci stosują zupełnie odmienne podejścia do dokumentowania transakcji.

Taka dwutorowa komunikacja zaburza spójność danych w deklaracjach i zwiększa prawdopodobieństwo kontroli z urzędu. Istnieje bowiem szansa, że jeden zakup zostanie zapisany inaczej w cyfrowej bazie, a inaczej na mailu. W skrajnych przypadkach doprowadzi to do zdublowania kosztów.

"W biurze rachunkowym widzimy, że problemem jest przede wszystkim rozproszenie dokumentów. Część faktur pobieramy z systemu, część klientów nadal przekazuje w formie PDF lub papierowej, a do tego dochodzą jeszcze wizualizacje faktur z KSeF" – przyznała Zuzanna Kwiatkowska, księgowa współpracująca z marką fillup k24. Ekspertka podkreśla, że biura rachunkowe musząwdrażać restrykcyjne metody weryfikacyjne w swoich zespołach.

Zanim wyślesz ostateczne zestawienia do urzędu, zastosuj w biurze procedury kontrolne. Aby zapewnić 100 proc. zgodności, wykonaj przed zamknięciem maja kilka następujących kroków:

Warto też uważać na popularne błędne przekonania. INNPoland punktuje 5 najgłupszych mitów o KSeF, wśród których króluje przekonanie, że nowy system zlikwiduje rolę księgowych. W praktyce jest dokładnie odwrotnie. Ich ogromne znaczenie w sprawdzeniu poprawności merytorycznej dokumentów właśnie rośnie.

Cyfrowa rewolucja przyniosła ze sobą również nowe zagrożenia. Pojawiło się nowe oszustwo w KSeF. Przestępcy wysyłają faktury widma, które trudno wykryć, wykorzystując fakt, że do wystawienia dokumentu wystarczy znaleźć numer NIP odbiorcy. To kolejne ryzyko, które działy księgowe muszą uwzględnić w swoich procedurach weryfikacyjnych. Na szczęście pojawiła się nowa funkcja, która pozwala to łatwo zgłaszać.