B2B może zrujnować 40 zł. Pułapka interpretacji PIP, o której Polacy nie wiedzą

Rządowe plany wywołują popłoch wśród właścicieli firm i freelancerów. Skończy się opłacalność optymalizacji podatkowych. Państwowa Inspekcja Pracy zyska uprawnienia administracyjne do zmiany kontraktów cywilnoprawnych w zatrudnienie na etat. Urzędnicy nie będą musieli kierować spraw do sądów. Równolegle rząd zmienia zasady ryczałtu, a drabina podatkowa ma coraz wyższe szczeble, więc front zmian rozszerza się z każdym miesiącem.

Zarówno umowy B2B, jak i tradycyjne zlecenia trafią pod lupę urzędników. Eksperci z Kancelarii r.pr. Kinga Konopelko zaznaczają wyraźnie, że sama treść dokumentu nie gwarantuje spokojnej głowy.

Inspektorzy bez trudu prześwietlą komunikatory, maile służbowe, systemy urlopowe i nazwy stanowisk. Jeśli freelancer wykonuje polecenia przełożonego, pracuje w sztywnych godzinach i nie ma pełnej swobody działania, ryzyko kar rośnie.

"Reforma PIP nie oznacza, że zlecenie i B2B przestają być dopuszczalne. Oznacza jednak, że firmy powinny przyjrzeć się uważniej tym, jak wyglądają współprace w firmie" – zauważa radczyni prawna i właścicielka kancelarii Kinga Konopelko.

Z kolei radczyni prawna z tej samej kancelarii, Aleksandra Złotucha-Starak, ostrzega przed zgubnymi nawykami w zespołach. "Firmy często koncentrują się na samej umowie, a tymczasem ryzyko bywa ukryte w codziennym działaniu. W wiadomościach, w systemach, w formularzach, w sposobie raportowania, w nazwach typu 'grafik pracy', 'urlop', 'przełożony' czy 'nieobecność'" – wylicza prawniczka.

Wizyt inspektorów powinny spodziewać się przede wszystkim podmioty współpracujące z wieloma kontraktorami. Zagrożone są organizacje opierające struktury na samozatrudnionych. Zwłaszcza gdy ci pełnią obowiązki latami, a jednocześnie obejmują ich identyczne procedury wewnętrzne.

Problem dotyczy też freelancerów. Kary spadną na wystawiających faktury wyłącznie jednemu podmiotowi. Zwłaszcza że ZUS i PIP budują algorytm do wykrywania pozornych jednoosobowych firm, czyli takich, gdzie mamy umowę B2B, a powinna być umowa o pracę. "Sam fakt prowadzenia działalności gospodarczej i wystawiania faktury nie przesądza jeszcze, że współpraca ma rzeczywiście charakter gospodarczy" – przypomina Kinga Konopelko.

W relacji B2B kontrahent musi działać na własny rachunek, sam organizować swoją pracę i brać za nią pełną odpowiedzialność. Jeśli zamiast tego wykonuje zadania pod dyktando menedżera, fikcyjne samozatrudnienie pryska. Firma będzie musiała stworzyć etat i zapłacić zaległe składki ZUS oraz podatki nawet za 5 lat wstecz.

"Ryzyko nie zawsze wynika z jednego zapisu w umowie. Często powstaje wtedy, gdy poszczególne elementy systemu mówią coś innego" – podsumowuje radczyni Aleksandra Złotucha-Starak. Umowa o niezależności na nic się zda, gdy system firmowy wyświetla rubryki urlopów i zatwierdzania nieobecności.

Nowe przepisy wprowadzają opcję wystąpienia do Głównego Inspektora Pracy o indywidualną interpretację. Za opłatą rzędu 40 zł firma może teoretycznie upewnić się o legalności swojego modelu działania. Prawnicy jednak ostrzegają. Taki wniosek potrafi narobić znacznie więcej szkody niż pożytku.

Opisana na papierze rzeczywistość często mija się z firmową praktyką. "Interpretacja indywidualna PIP może być dobrym narzędziem, ale nie powinna być pierwszym krokiem. Najpierw firma musi wiedzieć, jaki model rzeczywiście opisuje" – tłumaczy Kinga Konopelko.

Przedstawienie urzędnikom wyidealizowanego obrazu niszczy całkowicie funkcję ochronną dokumentu. Co gorsza, wnioski trafią wprost do bazy dostępnej dla ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej. Bezpieczniej jest skorzystać listy pytań do samokontroli.

Wysłanie zapytania do GIP podziała jak zapalnik. Sprowokuje natychmiastową i celowaną kontrolę. Inspekcja skarbowa bez wahania zażąda zwrotu zaległych składek za pięć lat wstecz, jeśli oczywiście będzie miała ku temu podstawy.